SleekFlow AI 共用資料庫是一個共用的資料庫，用於集中管理並匯入可供所有 SleekFlow AI 功能使用的資料來源，包括 AgentFlow、AI Smart Reply 及 AI Writing Assistant。
透過為 AI 提供一致的資料來源，你可以確保整個工作空間中的 AI 回覆保持一致、準確，並以同一套「單一事實來源（Single source of truth）」作為依據。

本文將引導你如何新增及管理資料來源，並善用 SleekFlow AI 共用資料庫。

甚麼是 SleekFlow AI 共用資料庫？

SleekFlow AI 共用資料庫可讓你上載、管理及指派文件或網址，作為 AI 回覆的訓練資料來源。
這個集中式的資料中心有助你的 AI agent 在不同情境下（例如客戶支援、內部流程或新員工培訓），都能引用最新且相關的內容。

為甚麼要使用 SleekFlow AI 共用資料庫？

當你的 AI agent 用於潛在客戶篩選或支援銷售對話時，妥善整理並保持其訓練資料為最新狀態至關重要。
如果缺乏一個集中管理的 AI 共用資料庫，你可能會錯失具潛力的潛在客戶，或向客戶提供不一致的回覆。

以下說明 AI 共用資料庫 可協助你解決的問題：

• 無法得知 AI agent 正在引用哪些資料：你難以清楚檢視或管理所有已連結至銷售相關 AI agent 的訓練資料，從而影響潛在客戶篩選的準確性。
• 不清楚哪些 AI agent 正在使用哪些檔案：你可能已上載銷售手冊或產品指南，但忘記將其指派予 AI agent，或在不同 AI agent 之間出現連結不一致的情況。
• 產品或價格資訊過時：若相關資料在內容更新後未有即時重新整理或替換，銷售相關的 AI agent 仍可能引用舊有資訊作出回覆。
• 銷售素材分散管理：相比在多個資料夾中分別管理簡報、銷售手冊及異議處理指南，AI 共用資料庫 為你提供一個統一的單一事實來源，集中管理所有關鍵內容。

你可以使用 AI 共用資料庫 來：

• 上載銷售手冊、產品目錄及價格指南
• 連結產品頁面及常見問題（FAQ）內容，以提供更智能的銷售回覆
• 將指定文件指派予專注於入站潛在客戶篩選或成交跟進的 AI agent
• 檢查所有檔案的訓練狀態，確保 AI agent 正在引用最新內容

管理你的 AI 共用資料庫

你可以在 AI 共用資料庫 中新增及管理資料來源，並將其連結至 SleekFlow AI 功能，以訓練 AI。

前往 AI 共用資料庫

你可以按照以下步驟前往 AI 共用資料庫：

1. 在左側導覽列中，點擊 SleekFlow AI 圖示，前往 SleekFlow AI 頁面
2. 在上方選單列中，點擊「AI 共用資料庫」分頁
   
    
3. 系統會將你重新導向至「AI 共用資料庫」頁面。

新增資料來源

你可以按照以下步驟開啟「新增資料來源」對話視窗，將新的資料來源加入 AI 共用資料庫：

1. 在「AI 共用資料庫」頁面，點擊右上角的「新增資料來源」按鈕。
   
    
2. 系統會顯示一個彈出視窗。
   

在「設定 AI agent」頁面中，提供以下 4 種新增資料來源的方式：

• 檔案上載
• 索引網站網址
• 網頁搜尋
• 自訂答案

以上載檔案作為資料來源

你可以按照以下步驟，將檔案上載為 AI 共用資料庫 的資料來源：

1. 在「AI 共用資料庫」頁面，點擊右上角的「新增資料來源」按鈕
   
    
2. 系統會顯示一個彈出視窗，選擇「檔案上載」以繼續
   
    
3. 系統會將你重新導向至「匯入檔案至 AI 共用資料庫」頁面
   
    
4. 上載支援格式的檔案，例如 .DOCX、.PDF、.XLSX 或 .JPG。
   你可以拖放檔案，或從裝置中選擇檔案進行上載。請確保檔案符合所需的格式及大小規範。
5. 檢視已上載的檔案後，你需要將檔案連結至 SleekFlow AI 功能。你可以選擇將檔案連結至 AI Smart Reply、AI Writing Assistant，或現有的 AI agent。
   
    

6. 當你完成選擇要連結的 AI 功能後，點擊「匯入」，即可將資料來源新增至 AI 共用資料庫。

將網站網址索引為資料來源（建議用於準確性）

使用此選項可預先掃描並儲存靜態網站內容，以提供更快速及更準確的回覆。

當你在上一個步驟中選擇「網站網址索引」後，可按照以下步驟，將網站內容加入 AI 共用資料庫：

1. 在「將網站網址索引為資料來源」頁面，輸入你希望匯入至 AI 共用資料庫 的網址。
   例如：https://sleekflow.io
   
2. （選填）設定網址的掃描方式：
   1. 如你希望掃描該網址下的所有已連結子頁面，可勾選網址欄位下方的「掃描此網址下的所有子頁面」
      
   2. 如需縮窄掃描範圍，可在以下欄位中填寫條件，「只包含具有以下路徑的子頁面」、「排除具有以下路徑的子頁面」
      1. 範例： /blog, /pricing
   3. （多個路徑請以逗號分隔）
      
3. 點擊「掃描網址」。系統可能需要一些時間掃描你所輸入網址下的所有頁面。
   
    
4. 掃描完成後，你可以展開列表，檢視所有已掃描的頁面。
   
    
5. 選擇你需要匯入的頁面：
   1. 使用核取方塊來包含或排除指定頁面
   2. 你亦可依頁面標題或網址進行搜尋
6. 選擇完成後，設定該網址資料來源要連結至 SleekFlow 的哪些 AI 功能，你可以將其連結至：
   1. AgentFlow 中的現有 AI agent
   2. Inbox co-pilot（用於收件箱中的訊息建議）
7. 點擊「匯入」。

完成匯入後，內容會儲存於 AI 共用資料庫，並連結至所選的 AI agent 或 co-pilot。
你可以在工作空間中，將同一個資料來源重複使用於多個 AI agent。

以網頁搜尋作為資料來源（建議用於即時內容）

當你在上一個步驟中選擇「網頁搜尋」後，可按照以下步驟，將網站網址加入 AI 共用資料庫：

1. 在「即時搜尋網站作為資料來源」頁面，輸入你希望匯入至 AI 共用資料庫 的網址。例如：https://sleekflow.io
   
   
2. 輸入網址後，設定該網址資料來源要連結至 SleekFlow 的哪些 AI 功能。你可以將其連結至：
   
   
   1. AgentFlow 中的現有 AI agent
   2. Inbox co-pilot（用於收件箱中的訊息建議）
3. 點擊「匯入」。

完成匯入後，內容會儲存於 AI 共用資料庫，並連結至所選的 AI agent 或 co-pilot。
你可以在工作空間中，將同一個資料來源重複使用於多個 AI agent。

將自訂答案加入 AI 共用資料庫

當你在上一個步驟中選擇「自訂答案」後，可按照以下步驟，將自訂答案加入 AI agent 的資料來源：

1. 系統會將你重新導向至「新增自訂答案作為資料來源」頁面
2. 在此頁面中，先填寫「資料來源名稱」。此名稱可協助你日後識別該自訂答案，並會與其他資料來源（例如檔案或網站網址）一同顯示於 AI 共用資料庫 中。
3. 接著，填寫以下欄位：
   1. 問題
      1. 輸入一個典型的客戶問題，讓 AI agent 能夠識別並作出回覆。
         此問題不需要是完全一致的句式，AI 會於實際對話中，透過語境理解來配對相似的訊息。
      2. 範例：
         「退款政策是甚麼？」
      3. 你亦可點擊「新增訓練問題」按鈕，加入更多問法變化，以提升 AI 的理解準確度，幫助其識別不同表達方式但意圖相同的提問。
   2. 答案
      1. 輸入你希望 AI 回覆給客戶的完整內容。
         答案應清晰、準確，並在需要時包含說明、操作步驟或相關政策詳情。
      2. 範例：
         「我們接受於購買後 7 天內提交的退款申請。請聯絡我們的團隊，並提供你的訂單編號，以便我們協助處理。」
4. 完成填寫後，點擊「新增」以儲存自訂答案。
    

篩選資料來源

你可以在 AI 共用資料庫 中使用搜尋列或篩選功能，快速找出指定的資料來源；當資料庫內容逐漸增加時，這些功能尤其實用。

你可以：

• 使用關鍵字或完整檔案名稱搜尋資料來源
• 依上載日期篩選，以找出最近新增的內容
• 依資料來源類型篩選，只顯示網址或指定檔案格式（例如 .PDF、.DOCX）
• 依「連結資料來源至」的指派狀態篩選，查看哪些資料來源已連結至特定 AI agent 或 AI 功能

監察上載及訓練狀態

當你上載檔案或新增網站網址後，該資料來源會顯示於 AI 共用資料庫 清單中，並附有對應的訓練狀態標籤。


這可讓你清楚追蹤資料來源是否已成功處理，以及是否已準備好供 AI 使用。

以下為 AI 共用資料庫 中各種訓練狀態的簡要說明：

連結資料來源

你可以將資料來源連結至不同的 AI 功能，包括 AI 寫作助手、AI 智慧回覆，或任何現有的 AI agent。

連結資料來源的操作步驟：

1. 在「AI 共用資料庫」頁面中，找出你希望連結至 AI 功能的資料來源
   
   
    
2. 在「連結資料來源至」欄位中，點擊該資料來源旁的下拉式選單
3. 選擇你希望該資料來源支援的 AI 功能

已連結的資料來源會用於訓練所選的 AI 功能，確保 AI 能引用最相關且已指派的內容。
相反，未連結的資料來源仍會儲存於 AI 共用資料庫 中，但在完成連結前，不會用於任何 AI 回覆。

管理過時的資料來源

隨着你的業務發展，相關文件及內容亦會持續更新。以下說明如何保持 AI 共用資料庫 中的資料為最新狀態。

取代現有檔案

如某個檔案的內容已更新（例如更新後的 SOP、價格指南或政策文件），你可以取代原有檔案：

1. 在「AI 共用資料庫」頁面中，找出需要取代的資料來源
2. 點擊該檔案旁的圖示
3. 選擇「取代檔案」
4. 系統會將你重新導向至「在 AI 共用資料庫中取代檔案」頁面
   
    
5. 透過拖放檔案，或從裝置的系統資料夾中選擇檔案，上載最新版本
6. 點擊「匯入」以繼續
7. 系統會保留最新版本作為訓練資料，並自動覆蓋先前的檔案內容。

刪除 AI 共用資料庫中的資料來源

你可以一次刪除多個檔案或連結，藉此釋放儲存空間，並保持工作空間整潔有序。

從 AI 共用資料庫刪除單一資料來源

你可以按照以下步驟，從 AI 共用資料庫 中刪除資料來源：

1. 在 AI 共用資料庫 中，將滑鼠移至你想刪除的資料來源
2. 點擊資料來源名稱旁的 圖示
3. 點擊「刪除」
   
    
4. 系統會顯示一個警告對話視窗，點擊「刪除」以確認操作。
   
    
5. 當資料來源被刪除後，該項目仍會在 AI 共用資料庫 中暫時顯示。
   在刪除處理完成前，已連結至該資料來源的 AI 功能，仍可能會引用其內容，直至刪除程序完成為止。

從 AI 共用資料庫刪除多個資料來源

你可以按照以下步驟，一次刪除 AI 共用資料庫 中的多個資料來源：

1. 在「AI 共用資料庫」頁面中，於已上載的資料來源清單內，使用核取方塊選取你想移除的檔案或連結
   
   
    
2. 完成選取後，點擊「刪除」
3. 系統會顯示一個警告對話視窗
   
    
4. 點擊「刪除」以確認操作
5. 當資料來源被刪除後，該項目仍會在 AI 共用資料庫 中暫時顯示。
   在刪除處理完成前，已連結至該資料來源的 AI 功能，仍可能會引用其內容，直至刪除程序完成為止。