يساعد تعيين المحادثات والتعاون فيها الفرق على إدارة العملاء المحتملين، وحل المشكلات، والحفاظ على التنسيق فيما بينها، وكل ذلك داخل صندوق الوارد في SleekFlow.

توضح هذه المقالة كيفية تحديد ملكية المحادثة، وإضافة المتعاونين، واستخدام الإشارات للتنسيق بكفاءة بين فرق المبيعات ودعم العملاء لديك.

شرح المصطلحات الأساسية

إليك الأدوار والتسميات الأساسية التي ستراها عند العمل على المحادثات في صندوق الوارد:

المزايا وحالات الاستخدام

المشكلات التي يتم حلها:

• توضيح الملكية: يمنع تكرار المتابعات أو تفويت الردود من خلال تعيين مالك واضح لكل محادثة.
• إتاحة الرؤية للفريق دون أي التباس: يشجّع التعاون بين الفرق دون تداخل المسؤوليات أو فقدان السيطرة على المحادثة.
• إبقاء الأطراف المعنية على اطلاع: يتيح لقادة الفرق أو المديرين البقاء على اطلاع ومشاركة دون تولي ملكية المحادثة.
• إتاحة وصول مرن: تمنح الإشارات الآخرين صلاحية وصول مؤقتة لتقديم مساهمة سريعة، دون الحاجة إلى إضافتهم بشكل دائم.

حالات الاستخدام الشائعة:

• تعيين العملاء المحتملين: يعيّن مندوبو المبيعات العملاء المحتملين لأنفسهم أو لزملائهم في الفريق لمتابعتهم.
• إشراف قائد الفريق: تتم إضافة المديرين كمتعاونين للإشراف على تقدّم المحادثة دون تولي ملكيتها.
• العمل الجماعي بين الأقسام: تتعاون فرق من أقسام مختلفة على الحالات المعقدة من خلال الانضمام إلى المحادثة نفسها.
• طلب المساعدة عبر الإشارة: يشير الموظفون إلى زملائهم في الملاحظات الداخلية للحصول على نصيحة أو مساعدة سريعة.

تعيين محادثة

يساعد تعيين الملكية فريقك على البقاء منظمًا، ويضمن أن يكون لكل محادثة جهة اتصال واضحة مسؤولة عنها.

عند تعيين محادثة، فإنك تحدد الشخص المسؤول عن إدارة الرد على العميل، كما تحدد المكان الذي تظهر فيه المحادثة في صندوق الوارد. ويصبح الموظف المُسنَد إليه مالك جهة الاتصال، وستظهر المحادثة في طريقة العرض “المُسندة إليّ” الخاصة به.

يمكنك اتباع الخطوات التالية لتعيين محادثة لمستخدم:

1. انتقل إلى صندوق الوارد بالنقر على أيقونة الموجودة في شريط التنقل الجانبي الأيسر.
2. حدد المحادثة التي تريد تعيينها.
3. حدد موقع “شريط التحكم في المحادثة”، وابحث عن حقل “الموظف المُسنَد إليه”.
   
4. انقر على القائمة المنسدلة لاختيار أحد خيارات التعيين التالية:
   1. التعيين لي: يعيّن المحادثة لك مباشرةً. وستظهر في صندوق الوارد “المُسندة إليّ” الخاص بك.
      
      
       
   2. التعيين عبر فريق: استخدم هذا الخيار لتعيين محادثة من خلال فريق محدد. يمكنك: 
      1. التعيين إلى صندوق وارد الفريق: يجعل المحادثة مرئية لجميع أعضاء الفريق المحدد. ولا يتم تعيين أي شخص بعد، إذ يصبح أول شخص يرد على المحادثة مالك جهة الاتصال تلقائيًا. وسيتلقى جميع أعضاء الفريق إشعارات بالتعيين والرسائل الواردة إلى أن يتم تعيين مالك لجهة الاتصال. 
      2. التعيين التلقائي حسب قائمة الانتظار: يعيّن المحادثة لأحد أعضاء الفريق باستخدام منطق التوزيع الدوري (Round-robin)‏. ويتم تعيين الملكية فورًا، حتى قبل أن يرد أي شخص. وسيتلقى مالك جهة الاتصال المُعيَّن إشعارًا بالتعيين والرسائل الواردة. 
      3. التعيين لأحد أعضاء الفريق: يعيّن المحادثة مباشرةً لشخص محدد داخل الفريق. وتظهر في صندوق الوارد الشخصي “المُسندة إليّ” الخاص به، مع بقائها مرئية في صندوق وارد الفريق لضمان الشفافية. وسيتلقى مالك جهة الاتصال المُعيَّن إشعارًا بالتعيين والرسائل الواردة.
         
         
         
          
   3. التعيين لمستخدم: عيّن المحادثة لأي مستخدم في مساحة العمل. وتظهر المحادثة في صندوق الوارد “المُسندة إليّ” الخاص به فقط، ولا تكون مرئية في صندوق وارد الفريق إلا إذا كان ينتمي إلى ذلك الفريق.
      
5. بعد تحديد الموظف المُسنَد إليه، سيتم تعيين المحادثة وفقًا لذلك.

التعاون مع أعضاء الفريق داخل المحادثة

تتيح SleekFlow لعدة أعضاء في الفريق العمل معًا على المحادثة نفسها دون أي غموض بشأن ملكيتها. وهناك طريقتان رئيسيتان للتعاون مباشرةً في صندوق الوارد: 

• إضافة متعاونين
• استخدام @الإشارات في الملاحظات الداخلية

إضافة متعاونين إلى المحادثات

أضف متعاونين عندما يحتاج عدة زملاء في الفريق إلى صلاحية كاملة لعرض المحادثة والرد عليها.

يمكنك اتباع الخطوات التالية لإضافة متعاونين:

1. في صندوق الوارد، حدد المحادثة التي تريد إضافة متعاونين إليها.
2. في “شريط التحكم في المحادثة”، حدد موقع قسم “المتعاون”.
   
   
    
3. حدد أعضاء الفريق الذين تريد إضافتهم إلى المحادثة كمتعاونين.
   
4. بعد تحديد أعضاء الفريق، انقر على “إضافة متعاون” لإضافتهم إلى المحادثة.

عند إضافة أعضاء الفريق إلى المحادثات كمتعاونين، يمكنهم:

• عرض سجل المحادثة بالكامل
• إرسال الرسائل والرد على العميل
• ترك ملاحظات داخلية والإشارة إلى أي شخص في الملاحظة باستخدام @

يظل مالك جهة الاتصال دون تغيير، إذ يتشارك المتعاونون صلاحية الوصول إلى المحادثة دون ملكيتها.

الإشارة إلى زملاء الفريق في الملاحظات الداخلية

استخدم @الإشارات عندما تحتاج إلى مساهمة سريعة من أحد زملائك في الفريق دون إضافته بشكل دائم.

يمكنك اتباع الخطوات التالية للإشارة إلى أحد أعضاء الفريق في الملاحظات الداخلية:

1. انتقل إلى علامة التبويب “ملاحظة داخلية” في مربع الرسالة.
   
2. اكتب @ متبوعًا باسم زميلك في الفريق (مثل @Leo Tang)‏. ولا يمكنك الإشارة إلا إلى زميل واحد في كل مرة. 
   
3. انقر على “إضافة ملاحظة” بعد الانتهاء من كتابة الملاحظة، وستظهر الملاحظة كفقاعة رسالة داخل المحادثة.
   
4. سيقوم المستخدم المُشار إليه بما يلي:
   1. تلقي إشعار
   2. الحصول على صلاحية وصول مؤقتة للعرض والرد لمدة 24 ساعة
      
       

تُعد هذه الطريقة مثالية لطلب دعم سريع، أو مساهمة من قسم آخر، أو رأي ثانٍ، دون ازدحام قائمة المتعاونين، مع إبقاء المحادثة داخل SleekFlow.