Asignar conversaciones y colaborar en ellas ayuda a los equipos a gestionar clientes potenciales, resolver problemas y mantenerse alineados, todo dentro de la bandeja de entrada de SleekFlow.

Este artículo explica cómo establecer la propiedad de una conversación, agregar colaboradores y usar menciones para coordinar de manera eficiente en tus equipos de ventas y soporte al cliente.
 

Términos clave explicados

Estos son los roles y las etiquetas clave que verás al trabajar con conversaciones en la bandeja de entrada:

Beneficios y casos de uso

Puntos débiles que resuelve:

• Aclara la propiedad: Evita seguimientos duplicados o respuestas perdidas al asignar cada conversación a un propietario claro.
• Permite la visibilidad del equipo sin confusión: Fomenta la colaboración del equipo sin superponer responsabilidades ni perder el control sobre la conversación.
• Mantiene informados a los interesados: Permite que los líderes o gerentes de equipo se mantengan involucrados sin asumir la propiedad.
• Permite acceso flexible: Las menciones otorgan acceso temporal a otras personas para una consulta rápida, sin necesidad de agregarlas de forma permanente.

Casos de uso comunes:

• Asignar clientes potenciales: Los agentes de ventas se asignan prospectos a sí mismos o a sus compañeros de equipo para hacer seguimiento.
• Supervisión del líder de equipo: Los gerentes se agregan como colaboradores para supervisar el progreso de la conversación sin asumir el control.
• Trabajo en equipo interfuncional: Equipos de diferentes funciones colaboran en casos complejos al unirse a la misma conversación.
• Solicitar ayuda con una mención: Los agentes etiquetan a colegas en notas internas para obtener asesoría o ayuda rápida.

Asignar una conversación

Asignar la propiedad ayuda a que tu equipo se mantenga organizado y garantiza que cada conversación tenga un punto de contacto claro.

Cuando asignas una conversación, estás designando quién es responsable de gestionar la respuesta al cliente, y determinando dónde aparece la conversación en la bandeja de entrada. El asignado se convierte en el propietario del contacto, y la conversación se mostrará en su vista “Asignado a mí”.

Sigue estos pasos para asignar una conversación a un usuario:

1. Ve a la bandeja de entrada haciendo clic en el ícono en la barra de navegación izquierda
2. Selecciona la conversación que quieres asignar
3. En la barra de control de la conversación, ubica la “Barra de control de la conversación” y busca el campo “Asignado”
   
4. Haz clic en el menú desplegable para elegir una de las siguientes opciones de asignación:
   1. Asignarme a mí: Asigna la conversación directamente a ti mismo. Aparecerá en tu bandeja de entrada “Asignado a mí”.
      
   2. Asignar mediante equipo: Usa esta opción para asignar una conversación a través de un equipo específico. Puedes: 
      1. Asignar a la bandeja de entrada del equipo: Hace que la conversación sea visible para todos los miembros del equipo seleccionado. Aún no se asignó a nadie: la primera persona que responda se convertirá automáticamente en el propietario del contacto. Todos los miembros del equipo recibirán una notificación sobre la asignación y el mensaje entrante hasta que se asigne un propietario del contacto. 
      2. Asignación automática por cola: Asigna la conversación a un miembro del equipo usando lógica de turnos rotativos. La propiedad se asigna de inmediato, incluso antes de que alguien responda. Se notificará al propietario del contacto designado sobre la asignación y el mensaje entrante. 
      3. Asignar a un miembro del equipo: Asigna la conversación directamente a una persona específica dentro del equipo. Aparece en su bandeja de entrada personal “Asignado a mí”, y sigue siendo visible en la bandeja de entrada del equipo para mayor transparencia. Se notificará al propietario del contacto designado sobre la asignación y el mensaje entrante.
         
         
          
   3. Asignar a un usuario: Asigna la conversación a cualquier usuario de tu espacio de trabajo. La conversación aparece solo en su bandeja de entrada “Asignado a mí” y no es visible en la bandeja de entrada del equipo, a menos que pertenezca a ese equipo.
      
5. Una vez que hayas seleccionado el asignado, la conversación se asignará en consecuencia

Colaborar con miembros del equipo dentro de una conversación

SleekFlow permite que varios miembros del equipo trabajen juntos en la misma conversación sin perder claridad sobre la propiedad. Hay dos formas principales de colaborar directamente en la bandeja de entrada: 

• Agregar colaboradores
• Usar menciones con @ en notas internas

Agregar colaboradores a las conversaciones

Agrega colaboradores cuando varios compañeros de equipo necesiten acceso completo para ver y responder dentro de una conversación.

Sigue estos pasos para agregar colaboradores:

1. En la bandeja de entrada, selecciona la conversación que quieres asignar
2. En la “Barra de control de la conversación”, ubica la sección “Colaborador”
   
   
    
3. Puedes seleccionar miembros para una conversación como colaboradores
   
4. Una vez que hayas seleccionado a los miembros del equipo, haz clic en “Agregar colaborador” para agregarlos a la conversación

Al agregar miembros del equipo a las conversaciones como colaboradores, ellos pueden:

• Ver el historial completo de la conversación
• Enviar mensajes y responder al cliente
• Dejar notas internas y mencionar a alguien con @ en la nota

El propietario del contacto no cambia: los colaboradores comparten el acceso, pero no la propiedad.

Mencionar a compañeros de equipo en notas internas

Usa menciones con @ cuando necesites una opinión rápida de un compañero de equipo sin agregarlo de forma permanente.

Sigue estos pasos para mencionar a un miembro del equipo en las notas internas:

1. Cambia a la pestaña “Nota interna” en el cuadro de mensajes
   
2. Escribe @ seguido del nombre del compañero de equipo (por ejemplo, @Leo Tang). Solo puedes etiquetar a un compañero de equipo a la vez. 
   
3. Haz clic en “Agregar nota” una vez que la nota esté completa, y la nota aparecerá como una burbuja de mensaje dentro de la conversación
   
4. El usuario mencionado:
   1. Recibirá una notificación
   2. Obtendrá acceso temporal para ver y responder durante 24 horas
       

Esto es ideal para solicitar soporte rápido, opiniones interfuncionales o segundas opiniones, sin saturar la lista de colaboradores y manteniendo la conversación dentro de SleekFlow.