تساعدك قائمة المحادثات في صندوق الوارد على تحديد موقع محادثات العملاء بسرعة، وترتيب أولويات عملك، وتنفيذ المهام الشائعة لإدارة المحادثات دون الحاجة إلى فتح كل محادثة.
توضح هذه المقالة كيفية التنقل بين طرق العرض في صندوق الوارد، والبحث في المحادثات وتصفيتها، وفهم حالات المحادثات، وإدارة المحادثات مباشرةً من قائمة المحادثات.
إذا كنت جديدًا على صندوق الوارد، فراجع مقالة “البدء في استخدام صندوق الوارد في SleekFlow” للحصول على نظرة عامة على واجهة صندوق الوارد.
لمعرفة كيفية إرسال الرسائل وإدارة المحادثات بعد فتحها، راجع مقالة “إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية في SleekFlow”.
اختيار المحادثات التي تريد العمل عليها
تنظّم القائمة الجانبية لصندوق الوارد المحادثات بناءً على علاقتك بها، ومرحلة معالجتها الحالية، وأذونات مساحة العمل الخاصة بك.
بريدي الوارد
استخدم بريدي الوارد لإدارة المحادثات المُسندة إليك. وهي طريقة العرض الأساسية للتعامل مع محادثات عملائك.
التعاون
استخدم التعاون عندما تساعد أحد زملائك في إدارة محادثة دون أن تصبح الموظف المُسنَد إليه الأساسي.
إذا تمت إزالتك بصفتك متعاونًا، فستُزال المحادثة تلقائيًا من طريقة العرض هذه.
الإشارات
استخدم الإشارات للعثور بسرعة على المحادثات التي أشار إليك فيها أحد زملائك. تساعدك طريقة العرض هذه على متابعة المحادثات التي تتطلب اهتمامك أو مساهمتك.
مراحل دورة الحياة
إذا كانت إدارة دورة الحياة مفعّلة في مساحة العمل الخاصة بك، فيمكن أيضًا تجميع المحادثات حسب مرحلة دورة الحياة.
تضبط مؤسستك مراحل دورة الحياة، وقد تختلف هذه المراحل من مساحة عمل إلى أخرى.
لمعرفة المزيد عن مراحل دورة الحياة، راجع مقالة “إدارة مراحل دورة حياة المحادثة”.
البريد الوارد الخاص بالشركة
استخدم البريد الوارد الخاص بالشركة لتصفح المحادثات الموجودة خارج طرق العرض الشخصية في صندوق الوارد.
تعتمد المحادثات التي يمكنك الوصول إليها على دورك، وعضويتك في الفرق، وأذونات مساحة العمل.
تخصيص الشريط الجانبي لصندوق الوارد
يمكنك تخصيص القائمة الجانبية لصندوق الوارد لعرض طرق العرض الأكثر صلة بسير عملك.
لتعديل القائمة الجانبية:
- مرّر مؤشر الماوس فوق الشريط الجانبي لصندوق الوارد.
- انقر على أيقونة
التي تظهر أعلى الشريط الجانبي. - حدد طرق العرض التي تريد عرضها أو ألغِ تحديدها.
- انقر على “حفظ” لتطبيق التغييرات.
يمكنك تخصيص أقسام مثل:
- طرق العرض الأساسية، بما في ذلك بريدي الوارد، والتعاون، والإشارات، والمكالمات.
- مراحل دورة الحياة، إذا كانت إدارة دورة الحياة مفعّلة في مساحة العمل الخاصة بك.
- البريد الوارد الخاص بالشركة، أي طرق العرض المتاحة لك بناءً على أذوناتك.
ملاحظات:
- تنطبق إعدادات القائمة الجانبية المخصصة على حسابك فقط، ولا تؤثر في طرق عرض صندوق الوارد لدى المستخدمين الآخرين أو في طريقة العرض المشتركة البريد الوارد الخاص بالشركة.
- قد تختلف طرق العرض المتاحة حسب إعدادات مساحة العمل، والدور، والأذونات.
العثور على المحادثة التي تحتاج إليها
بعد تحديد طريقة عرض في صندوق الوارد، يمكنك تضييق نطاق قائمة المحادثات باستخدام البحث، والتعيين، والترتيب، وعوامل التصفية.
عرض المحادثات حسب الحالة
استخدم قائمة الحالة لعرض المحادثات بناءً على حالة معالجتها الحالية.
تشمل حالات المحادثات المتاحة:
- مفتوحة: المحادثات النشطة حاليًا والتي تتطلب الاهتمام.
- مؤجلة: المحادثات التي تم إيقافها مؤقتًا وجدولة إعادة فتحها لاحقًا.
- مغلقة: المحادثات التي تم حلها أو إكمالها.
يمكنك تغيير حالة المحادثة من قائمة المحادثات أو من داخل المحادثة.
البحث عن المحادثات
انقر على أيقونة “البحث” لفتح شريط البحث. استخدم البحث عندما تعرف مسبقًا الشخص الذي تبحث عنه أو تتذكر جزءًا من المحادثة.
يمكنك البحث حسب:
- اسم جهة الاتصال
- رقم الهاتف
- كلمات مفتاحية من رسائل المحادثة
يقتصر البحث على طريقة العرض المحددة حاليًا في صندوق الوارد. على سبيل المثال، عند البحث من بريدي الوارد، لن تظهر سوى المحادثات المطابقة الموجودة في بريدي الوارد.
تظهر النتائج تلقائيًا أثناء الكتابة.
عرض المحادثات المُسندة أو غير المُسندة
استخدم قائمة التعيين لعرض المحادثات بناءً على الملكية.
- مُسندة: تعرض المحادثات التي لها موظف مُسنَد إليه بالفعل.
- غير مُسندة: تعرض المحادثات التي لم يتم إسنادها بعد.
تعرض قائمة التعيين أيضًا عدد المحادثات في كل فئة.
ملاحظة: هذا الخيار غير متاح في بريدي الوارد أو أثناء البحث.
ترتيب المحادثات
يغيّر الترتيب التسلسل الذي تظهر به المحادثات.
اختر:
- الأحدث أولًا لإعطاء الأولوية لأحدث نشاط للعملاء.
- الأقدم أولًا عند مراجعة المحادثات القديمة أو معالجة المحادثات المتراكمة.
يغيّر الترتيب تسلسل العرض فقط، ولا يُعدّل المحادثات نفسها.
تصفية المحادثات
تساعدك عوامل التصفية على تضييق نطاق قائمة المحادثات بناءً على معايير محددة.
بحسب إعدادات مساحة العمل، يمكنك تصفية المحادثات حسب:
- القناة
- العلامات
- الموظف المُسنَد إليه
- المتعاون
- القوائم
- مرحلة دورة الحياة
- النطاق الزمني
يمكنك الجمع بين عدة عوامل تصفية لتضييق نطاق النتائج أكثر.
إذا لم تطابق أي محادثة عوامل التصفية المحددة، يعرض صندوق الوارد الرسالة “لا توجد محادثات هنا.”
تحديد أولويات المحادثات
يوفر صندوق الوارد عدة طرق لتحديد المحادثات التي تحتاج إلى اهتمامك.
المحادثات غير المقروءة
استخدم عامل التصفية غير مقروءة للعثور على المحادثات التي تحتوي على نشاط لم تراجعه بعد.
تُتتبَّع حالة عدم القراءة بشكل منفصل لكل مستخدم.
يعرض صندوق الوارد معلومات عدم القراءة بطريقتين:
- شارة عدم القراءة على المحادثة، وتوضح عدد الرسائل غير المقروءة.
- أعداد غير المقروءة بجانب طرق العرض في صندوق الوارد، وتوضح عدد المحادثات غير المقروءة.
تُعلَّم المحادثة تلقائيًا كمقروءة بعد اطّلاعك على أحدث رسائلها. ويمكنك أيضًا تعليم المحادثة يدويًا بأنها مقروءة أو غير مقروءة من قائمة إجراءات المحادثة.
المحادثات التي لم يتم الرد عليها
استخدم عامل التصفية لم يتم الرد عليها لتحديد العملاء الذين لا يزالون في انتظار الرد.
تظل المحادثة في حالة عدم الرد إلى أن تُرسَل رسالة صادرة من SleekFlow، بما في ذلك الردود التي يرسلها موظف أو وكيل ذكاء اصطناعي أو حملة أو منشئ التدفقات.
لا تُحتسب الملاحظات الداخلية ردودًا، ولا تُزيل المحادثة من عامل التصفية لم يتم الرد عليها.
نصيحة
رغم تشابه التسميتين، تمثّل غير مقروءة ولم يتم الرد عليها حالتين مختلفتين للمحادثة.
- غير مقروءة تعني أن هناك نشاطًا لم تراجعه بعد.
- لم يتم الرد عليها تعني أن أحدث رسالة من العميل لا تزال في انتظار الرد.
على سبيل المثال، قد تقرأ رسالة العميل دون الرد عليها فورًا. في هذه الحالة، لن تعود المحادثة غير مقروءة، لكنها تظل في حالة عدم الرد إلى أن يُرسَل رد من SleekFlow.
إدارة المحادثات من قائمة المحادثات
يمكنك تنفيذ عدة إجراءات شائعة لإدارة المحادثات مباشرةً من قائمة المحادثات.
تغيير حالة المحادثة
تشير حالة المحادثة إلى مرحلة معالجتها الحالية.
تشمل الحالات المتاحة:
- مفتوحة
- مؤجلة
- مغلقة
يمكنك تغيير حالة المحادثة من قائمة المحادثات أو من داخل المحادثة.
ملاحظة:
- أجّل المحادثة حتى تاريخ ووقت محددين تخطط للعودة إليها فيهما. وأثناء التأجيل، تنتقل المحادثة إلى الحالة مؤجلة وتُزال من طريقة العرض الافتراضية مفتوحة. وتعود المحادثة نشطة تلقائيًا عند انتهاء فترة التأجيل، أو عندما يرسل العميل أو أحد المتعاونين رسالة جديدة.
- أغلق المحادثات التي تم حلها للحفاظ على تنظيم صندوق الوارد. ويمكنك إعادة فتح المحادثة المغلقة في أي وقت من قائمة إجراءات المحادثة.
تثبيت المحادثات المهمة
ثبّت المحادثات المهمة لإبقائها أعلى قائمة المحادثات وتسهيل الوصول إليها.
المحادثات المثبّتة خاصة بحسابك، ولا تؤثر في المستخدمين الآخرين.
تظهر المحادثات المثبّتة دائمًا فوق المحادثات غير المثبّتة.
تعليم المحادثات كمقروءة أو غير مقروءة
علّم المحادثات بأنها مقروءة أو غير مقروءة لإدارة حالة عدم القراءة الخاصة بك.
يؤثر ذلك في طريقة العرض الخاصة بك فقط، ولا يغيّر ما إذا كانت المحادثة تُعدّ ضمن لم يتم الرد عليها.
كيف تعمل أدوات صندوق الوارد معًا
تعمل عناصر التحكم المختلفة في صندوق الوارد معًا لمساعدتك على العثور على المحادثات وتنظيمها بسرعة.
يبدو سير العمل المعتاد كما يلي:
- حدد طريقة عرض في صندوق الوارد لاختيار المحادثات التي تريد العمل عليها.
- ضيّق نطاق القائمة باستخدام قائمة التعيين عند الحاجة.
- ابحث عن محادثة محددة أو طبّق عوامل التصفية لتحسين النتائج.
- رتّب المحادثات لتحديد أولوية ما ستعمل عليه بعد ذلك.
- أدِر المحادثات مباشرةً من قائمة المحادثات باستخدام إجراءات مثل التثبيت، والتأجيل، والتعليم كمقروءة، أو تغيير حالتها.
تغيّر عناصر التحكم هذه طريقة عرض المحادثات وإدارتها، لكنها لا تغيّر ملكية المحادثة ما لم تحدّثها صراحةً.