這項功能能幫助銷售及客戶支援團隊集中處理名單、解決問題，並確保每個對話都有明確的負責人。
本文將說明如何設定對話擁有者、加入協作者，以及使用「提及」功能來促進高效協作。

關鍵術語說明

以下是你在收件箱中處理對話時，會看到的主要角色與標籤說明：

優點與使用情境

解決的痛點：

    •    明確責任歸屬： 透過清晰的委派機制，避免重複跟進或漏回覆。
    •    團隊可見但不混亂： 促進協作，同時避免職責重疊或失去對話控制權。
    •    讓相關持份者保持知情： 團隊主管或經理可被加入為協作者，隨時掌握進度而不影響負責人角色。
    •    提供彈性存取權限： 使用「提及」功能，臨時邀請同事提供意見，無需永久加入為協作者。

常見使用情境：

    •    委派名單： 銷售人員可將潛在客戶委派給自己或其他同事進行跟進。
    •    主管監督： 經理可作為協作者查看對話進展，而不需接管回覆。
    •    跨部門協作： 不同職能的團隊可共同加入同一對話處理複雜個案。
    •    尋求協助： 客服人員可在內部備忘中標註同事，快速獲得建議或支援。

委派對話負責人

委派對話有助團隊保持條理，並確保每個對話都有明確的負責人。

當你委派對話時，即代表指定誰負責回覆該客戶，並同時決定該對話會顯示在哪個收件箱中。
被委派的用戶會成為該聯絡人的負責人，該對話會出現在他們的「委派給我（Assigned to me）」分頁中。

你可以按照以下步驟，將對話委派給用戶：

1. 點擊左側導覽欄的圖示進入 收件箱（Inbox）。
2. 選擇你想委派的對話
3. 在對話控制列上，找到 「委派者（Assignee）」 欄位。
   
4. 點擊下拉選單，然後選擇以下其中一項：
   1. 委派給我（Assign to me）： 將對話直接委派給自己，並顯示於你的「委派對話給我」收件箱中
      
       
   2.  透過團隊委派對話：你也可以選擇以團隊為單位委派對話，方式如下： 
      1. 委派至團隊收件箱（Assign to team inbox）：對話會顯示給所選團隊內的所有成員，但暫時未有指定負責人。當團隊中第一位成員回覆訊息時，系統會自動將該成員設為聯絡負責人。在委派及收到新訊息前，該團隊的所有成員都會收到通知。
      2. 按佇列自動委派（Auto assign by queue）：系統會根據輪流分配（round-robin）邏輯，將對話自動委派給團隊中的一位成員。擁有權會即時確定，無需等待回覆。被委派的負責人會收到委派及新訊息通知。
      3. 委派給團隊成員（Assign to a team member）：將對話直接委派給團隊中的特定人員。該對話會出現在該成員的「我的對話（Assigned to me）」收件箱中，同時仍會在「團隊收件箱」內顯示，以保持透明度。被委派的負責人會收到委派及新訊息通知。
         
          
   3. 委派給個別用戶（Assign to a user）：將對話委派給工作區內的任何用戶。該對話只會顯示在該用戶的「我的對話（Assigned to me）」收件箱中，若該用戶不屬於相關團隊，則不會顯示於團隊收件箱內。
      
5. 當你選定負責人後，系統便會自動將該對話委派給對應的人員或團隊。

在對話中與團隊成員協作

SleekFlow 讓多位團隊成員可同時在同一對話中協作，而不會影響負責權的清晰度。
你可以透過以下兩種方式在收件箱內直接協作：

• 新增協作者（Adding collaborators）
• 在內部備忘中使用 @提及（Using @mentions in internal notes）

新增協作者至對話

當多位同事需要同時查看及回覆某個對話時，你可以將他們加入為協作者。

新增協作者步驟如下：

1. 在收件箱中，選擇你想委派的對話。
2. 在「對話控制列（Conversation control bar）」中找到 「協作者（Collaborator）」 區域。
   
    
3. 你可以選擇一位或多位成員作為協作者加入對話。
   
4. 選定成員後，點擊 「新增協作者（Add collaborator）」 即可將他們加入該對話。

當團隊成員被加入為協作者後，他們可以：

• 查看完整的對話歷史記錄
• 傳送訊息並回覆客戶
• 留下內部備忘，並在備註中使用 @提及 其他同事

聯絡負責人（Contact owner）不會因此改變——協作者僅共享存取權，並不擁有對話的負責權。

在內部備忘中提及同事（@mentions）

當你需要同事快速提供意見，但又不想永久將他們加入為協作者時，可以使用 @提及 功能。

在內部備忘中提及同事的步驟：

1. 在訊息輸入框中切換至 「內部備忘（Internal Note）」 分頁。
   
    
2. 輸入 @，然後輸入同事名稱（例如：@Leo Tang）。每次只能標註一位同事。
   
    
3. 完成備忘後，點擊 「新增備忘（Add note）」。備忘會以訊息氣泡的形式顯示在對話中。
   
    
4. 被提及的同事會：
   1. 收到通知
   2. 獲得臨時的查看及回覆權限，有效期為 24 小時

這個功能非常適合臨時請求支援、跨部門提供意見，或尋求第二意見，既可保持對話整潔，又不會讓協作者名單過於混亂。