SleekFlow Inbox adalah pusat komunikasi terpusat yang dirancang untuk tim penjualan dan dukungan pelanggan guna mengelola serta menanggapi percakapan dari berbagai channel sosial seperti WhatsApp, Facebook, dan Instagram di satu tempat. Fitur ini membantu menyederhanakan pesan, meningkatkan kolaborasi tim, dan menjaga tanggung jawab yang jelas atas interaksi dengan pelanggan.

Manfaat dan Contoh Penggunaan

Permasalahan yang teratasi:

• Menghilangkan kerepotan mengelola chat di berbagai platform sosial dengan menggabungkan semua pesan ke dalam satu inbox.
• Mengatasi keterbatasan login user di beberapa channel dengan memungkinkan lebih banyak staf untuk merespons tanpa batasan.
• Menetapkan kepemilikan dan kolaborasi percakapan dengan jelas, membantu tim melacak siapa yang merespons dan kapan.
• Mempermudah integrasi AI ke dalam alur kerja pesan harian, memastikan agent dapat bekerja bersama AI tanpa perlu berpindah alat atau channel.

Contoh penggunaan umum:

• Agen dukungan pelanggan dan penjualan merespons chat masuk dengan cepat menggunakan balasan yang disarankan AI dan respons tersimpan, mengelola pelanggan dengan label dan catatan, serta melihat profil pelanggan secara detail termasuk riwayat pembelian.
• Manajer mengawasi tampilan inbox tim untuk memantau kualitas respons pelanggan dan kinerja agent secara transparan tanpa mengakses perangkat pribadi.

Kenali bagian-bagian dari Inbox

Menavigasi tampilan Inbox

Panel Inbox adalah tempat Anda memulai setiap hari di SleekFlow. Panel ini memberi Anda akses cepat ke percakapan pribadi dan tampilan tim secara keseluruhan, sehingga Anda dapat langsung menuju tugas yang tepat tanpa repot mencari. Baik Anda menangani tugas pribadi maupun memantau aktivitas tim, panel ini membantu Anda menavigasi semuanya dengan mudah.

• Panel Inbox: Ini adalah menu navigasi utama Anda di Inbox. Panel ini memungkinkan Anda beralih antara berbagai kumpulan percakapan — mulai dari tugas pribadi hingga folder bersama seluruh tim — agar Anda dapat fokus pada hal yang penting.
• Tampilan: Setiap baris di dalam “Tampilan Saya” atau “Tampilan Perusahaan” adalah tampilan spesifik — kumpulan filter yang hanya menampilkan percakapan yang relevan. Misalnya, tampilan Kolaborasi membantu Anda memantau percakapan bersama.
• Tampilan saya: Di bawah “Inbox Saya”, Anda akan menemukan tampilan pribadi seperti Ditugaskan kepada saya, Kolaborasi, dan Sebutan. Tampilan ini membantu Anda melacak percakapan yang menjadi tanggung jawab langsung Anda atau yang ingin Anda pantau.
• Tampilan perusahaan: Ini adalah tampilan bersama yang dapat diakses oleh tim Anda. Gunakan tampilan ini untuk berkolaborasi lintas fungsi dan memantau alur kerja tim secara keseluruhan.

Menyesuaikan sidebar Inbox Anda

Anda dapat menyesuaikan menu samping Inbox untuk memilih tampilan dan bagian mana yang ingin ditampilkan. Hal ini membantu Anda menjaga tampilan yang sering digunakan agar mudah diakses, serta menyembunyikan tampilan yang jarang digunakan.

Anda dapat menampilkan atau menyembunyikan item dari bagian seperti:

• Tampilan utama, termasuk “My Inbox”, “Collaborations”, dan “Mentions”
• Tahap lifecycle, seperti “New lead”, “Contacted”, “Qualified”, “Customer”, “Pending payment”, “Lost”, dan “No Reply”
• Tampilan Company Inbox, termasuk “All”, inbox tim, dan tampilan Company Inbox khusus

Gunakan penyesuaian ini untuk mengurangi tampilan yang berantakan, membuat menu samping lebih mudah dipindai, dan menciptakan workspace yang lebih fokus, terutama pada layar yang lebih kecil.

Langkah 1: Buka mode “Edit Sidebar”

1. Di menu samping Inbox, arahkan kursor ke area menu samping.
2. Klik ikon “edit”.

Menu samping akan masuk ke mode “Edit Sidebar”. Dalam mode ini, Anda dapat memilih item atau bagian mana yang muncul di menu samping Inbox Anda.

Langkah 2: Pilih item atau bagian yang ingin ditampilkan atau disembunyikan

Dalam mode “Edit Sidebar”, gunakan kontrol visibilitas untuk menampilkan atau menyembunyikan item atau bagian menu samping.

Ikon visibilitas menunjukkan apakah item sedang ditampilkan atau disembunyikan.

• Item yang ditampilkan akan muncul di menu samping Inbox Anda.
• Item yang disembunyikan akan dihapus dari menu samping Inbox Anda.
• Item yang disembunyikan tidak dihapus dari workspace Anda.

Catatan: Penyesuaian menu samping hanya mengubah visibilitas navigasi. Penyesuaian ini tidak mengubah penetapan percakapan, routing, tahap lifecycle, pengaturan Company Inbox, atau pengaturan workspace.
 

Menampilkan atau menyembunyikan tampilan individual

Untung menyembunyikan view individual, klik ikon .

Misalnya, di bawah “Company Inbox”, Anda dapat menyembunyikan tampilan tertentu seperti “All”, inbox tim individual, atau tampilan Company Inbox khusus.

Saat Anda menyembunyikan tampilan:

• Tampilan tersebut akan dihapus dari menu samping Inbox Anda.
• Tampilan tersebut tidak dihapus dari workspace Anda.
• Percakapan dalam tampilan tersebut tidak dihapus atau diubah.
• Anda dapat menampilkan kembali tampilan tersebut dari mode “Edit Sidebar”.

Menampilkan atau menyembunyikan seluruh bagian

Anda juga dapat menyembunyikan seluruh bagian dari menu samping Inbox.

Untuk menyembunyikan bagian, arahkan kursor ke header bagian tersebut, lalu klik “Hide”.

Misalnya, Anda dapat menyembunyikan seluruh bagian “Company Inbox” jika Anda tidak sering perlu mengakses tampilan di seluruh perusahaan.

Saat Anda menyembunyikan sebuah bagian, semua tampilan di bawah bagian tersebut akan dihapus dari menu samping Inbox Anda. Bagian dan tampilannya tidak dihapus dari workspace Anda.

Catatan: Penyesuaian menu samping hanya mengubah visibilitas navigasi. Penyesuaian ini tidak mengubah penetapan percakapan, routing, tahap lifecycle, pengaturan Company Inbox, atau pengaturan workspace.

Langkah 3: Simpan atau batalkan perubahan Anda

Setelah memilih item yang ingin ditampilkan atau disembunyikan:

• Klik “Save” untuk menerapkan perubahan Anda.
• Klik “Cancel” untuk membatalkan perubahan Anda.

Setelah disimpan, menu samping Inbox Anda akan diperbarui berdasarkan preferensi yang Anda pilih. Jika Anda membatalkannya, menu samping tidak akan berubah.

Menelusuri percakapan Anda

Setelah Anda memilih tampilan, daftar percakapan membantu Anda melihat dan mengelola chat masuk secara sekilas. Setiap item menampilkan pratinjau pesan, label relevan, dan stempel waktu — sehingga Anda dapat dengan cepat memutuskan mana yang akan ditangani selanjutnya. Anda juga dapat mengambil tindakan cepat atau beralih antara status percakapan langsung dari sini.

• Folder status percakapan: Terletak di bagian atas tampilan Anda saat ini, ini memungkinkan Anda beralih antara status seperti Terbuka, Ditunda, Ditutup, atau Semua. Folder ini memfilter daftar percakapan berdasarkan sejauh mana progres setiap percakapan dalam alur kerja Anda.
• Daftar percakapan: Di sinilah semua percakapan di bawah tampilan yang dipilih akan muncul. Daftar ini menampilkan nama kontak, pratinjau pesan, stempel waktu, dan label yang diterapkan.
• Preview percakapan: Setiap baris percakapan menampilkan pratinjau singkat dari pesan terbaru, memberi Anda konteks yang cukup untuk memutuskan apakah akan membuka, menugaskan, atau membalas.
• Tindakan percakapan: Arahkan kursor ke percakapan untuk menampilkan alat cepat seperti tandai sebagai sudah/belum dibaca, sematkan, tutup, atau ubah penugasan — semuanya tanpa perlu membuka chat sepenuhnya.

Mengelola pengaturan percakapan

Bilah kontrol percakapan berada di bagian atas jendela percakapan, memberi Anda akses cepat ke alat untuk mengelola kepemilikan dan visibilitas. Di sinilah agent menugaskan percakapan, memperbarui status, menambahkan kolaborator, dan menerapkan filter—semuanya dalam satu tempat.

• Bilah kontrol percakapan: Ini adalah bilah alat di atas thread pesan yang memusatkan tindakan utama untuk mengelola percakapan—seperti menugaskan rekan tim, mengubah status, atau menerapkan filter.
• Penanggung jawab: Tugaskan atau ubah penugasan percakapan ke rekan tim yang bertanggung jawab menanganinya. Ini membantu memastikan kepemilikan percakapan tetap jelas.
• Kolaborator: Tambahkan rekan tim lain yang perlu melihat percakapan tetapi tidak bertanggung jawab atas balasan. Cocok untuk koordinasi internal atau dukungan tambahan.
• Status percakapan: Gunakan menu dropdown ini untuk menandai percakapan sebagai Terbuka, Ditunda, atau Ditutup tergantung tahap penanganannya.
• Filter pesan: Saring thread pesan untuk menampilkan semua pesan, pesan dari channel tertentu, atau hanya catatan internal—berguna untuk meninjau chat panjang dengan lebih efisien.
• Tindakan lainnya: Akses opsi lanjutan seperti menyematkan atau menandai percakapan sebagai belum dibaca.

Bekerja di dalam percakapan

Panel percakapan adalah tempat pekerjaan utama dilakukan — membaca pesan, membalas pelanggan, dan tetap selaras dengan tim Anda. Mulai dari gelembung pesan hingga indikator aktivitas, semua yang ada di sini membantu Anda memantau pengalaman pelanggan secara real time.

• Panel percakapan: Ini adalah area kerja utama Anda tempat seluruh thread pesan berada. Anda dapat membaca, merespons, dan berkolaborasi dalam tampilan yang sama.
  • Loncat ke tanggal: Gunakan menu dropdown ini untuk langsung menuju pesan yang dikirim pada tanggal tertentu — berguna untuk percakapan panjang.
  • Gelembung pesan: Menampilkan setiap pesan dalam thread percakapan, termasuk stempel waktu, sumber channel, dan pengirim (misalnya pelanggan atau rekan tim).
  • Indikator aktivitas: Menampilkan tindakan internal seperti “membuat tiket” agar Anda dan rekan tim tetap mengetahui apa yang terjadi di balik layar.
• Indikator pemberitahuan percakapan: Menampilkan pesan sistem penting di bagian atas percakapan — misalnya, waktu percakapan yang tersisa pada channel tertentu seperti WeChat dan WhatsApp.
• Kolom teks pesan: Ketik respons Anda kepada pelanggan di sini. Anda juga dapat beralih ke “Catatan internal” untuk komunikasi antar rekan tim, serta menggunakan fitur seperti emoji, lampiran, balasan tersimpan, dan fitur niaga lainnya.

Memahami pelanggan Anda

Panel informasi kontak muncul di sisi kanan Inbox dan memberi Anda akses cepat ke detail penting tentang orang yang sedang Anda ajak mengobrol. Panel ini mencakup metode kontak, label, catatan, dan properti kustom—membantu Anda mempersonalisasi respons dan tetap mendapat informasi tanpa harus meninggalkan percakapan.

Panel ini menampilkan detail penting pelanggan seperti nomor telepon, email, label, catatan, daftar, serta data CRM yang tersinkronisasi.

Gunakan panel ini untuk memahami siapa pelanggan Anda, label apa yang mereka miliki, dan bagaimana tim Anda berinteraksi dengan mereka sebelumnya. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara mengelola detail kontak di panel Informasi Kontak melalui artikel Pusat Bantuan ini.