有效管理工作流程執行對於優化自動化流程 (Flow Builder) 至關重要。本文將引導你在流程使用量頁面中來管理和監控工作流程執行。

工作流程執行次數

當聯絡人符合工作流程的觸發條件並被加入流程時，工作流程將被執行。被納入執行的聯絡人將按照流程設定的自動化步驟進行。你需要發布流程為運行中的工作流程，才能接收並執行新的工作流程。

每當聯絡人符合流程觸發條件且流程開始執行時，即算作一次工作流程執行，即使在聯絡人匹配觸發條件後，有用戶更新或停止運行該流程，此次執行仍然計算在內。

基礎流程與進階流程

SleekFlow 支援兩種類型的流程：基礎流程與進階流程。兩者的區別取決於流程的結構與複雜程度。

基礎流程是較簡單的自動化設定，包含以下條件：

• 使用的工作方框不超過 5 個
• 不含進階工作方框例如：
  • 第三方軟件整合（Integrations）
  • Webhooks
  • API 請求

基本流程適合用於不涉及外部系統或複雜邏輯的簡單場景。

進階流程則包含以下任一條件：

• 工作方框超過 5 個，或
• 包含至少一個進階工作方框

進階流程更具彈性與擴充性，適用於需要連接外部平台或處理大量資料的自動化需求。

自動化流程使用量

你的訂閱方案將決定你可使用的流程執行次數、運行中的工作流程數量上限，以及每個流程的工作方框數量。你可以監控自動化流程的使用情況：

運行中的工作流程：在自動化流程頁面的「列表」標籤中查看運行中的工作流程使用量與上限。

每個流程的工作方框：在每個流程內，於工作流程編輯器頁面的左下角查看已使用的工作方框數量及總工作方框上限。

執行工作流程次數：詳情請參閱下方內容。

工作流程執行次數的計算方式

SleekFlow 透過兩種方式來追蹤工作流程執行的使用情況：

1. 工作流程執行次數限額（Flow enrollment credit）

這決定了你的工作流程使用量如何計入訂閱方案中。你可以在自動化流程的「紀錄列表」標籤中查看已使用的工作流程執行次數。不同類型的工作流程會消耗不同的限額：

• 每個基礎流程 = 0.5 限額
• 每個進階流程 = 1 限額

2. 總執行次數（Total number of enrollments）

這是一個以實際使用量為基礎的指標，用來統計在所選日期範圍內，所有流程（不論類型）被觸發的總次數。不包括狀態為「封鎖」或「受限」的流程。你可以在自動化流程頁面的「使用量」標籤中查看此數據。

例如：

若有 4 個基礎流程與 2 個進階流程被觸發：

• 已使用的工作流程執行次數限額 = (4 × 0.5) + (2 × 1) = 4 限額
• 總執行次數 = 6 次

流程執行自動擴展（Auto-scaling）

為確保高峰期間自動化流程順暢運行，SleekFlow 推出流程執行自動擴展功能。

啟用自動擴展後，當每月工作流程執行次數限額用盡時，系統將會自動將你的訂閱升級至下一個價格方案。此升級會立即生效，以避免流程中斷，而新方案亦會成為你之後的預設帳單方案。自動擴展功能預設為啟用狀態。

若要停用自動擴展功能：

• 前往「計劃及帳單」頁面的 「訂閱」分頁
• 在「自動化工作流程執行」區塊中，關閉「自動擴展」選項

此功能特別適用於在行銷活動、產品上線或季節性銷售期間，自動化需求突然上升的企業。

如需了解更多訂閱方案詳情，請參閱這篇文章：計劃及帳單

自動化流程通知

當你接近每月流程執行次數的上限時，帳戶中的所有管理員將會在以下閾值收到電子郵件與應用程式通知：

• 剩餘 25%、10% 和 0% 的每月上限時

如果使用量超過每月上限，你可以在「訂閱」頁面下的附加項目部分購買附加功能或升級你的方案，以避免服務中斷。

追蹤工作流程執行狀態

你可以在每個流程的流程日誌 (Flow Log) 中查看每個聯絡人的流程執行狀態。以下狀態會影響你的工作流程使用量：

以下狀態將計入流程執行次數：

• 進行中 (In progress)：聯絡人正在執行流程中的步驟。
• 已完成 (Completed)：聯絡人已完成流程中的所有步驟。
• 已移除 (Removed)：聯絡人已被用戶手動從流程中移除。

以下狀態不計入流程執行次數：

• 被阻止 (Blocked)：由於執行設置或檢測到異常操作，導致執行被阻止。
• 失敗 (Failed)：由於系統錯誤導致啟用無法執行。
• 受限 (Restricted): 由於超出流程執行次數上限，導致無法執行。

受限流程

如果你的流程執行次數已達上限，任何符合觸發條件的新聯絡人將無法進入流程，這些聯絡人將被標記為「受限」。在你增加執行次數上限或等待下一個使用週期重置之前，將無法執行更多流程。

請按照以下步驟管理受限的聯絡人：

1. 前往流程日誌查看所有近期的流程執行。

2. 查看狀態為「受限」的聯絡人，由於超出流程執行次數上限，導致無法執行。

重新執行受限聯絡人

請按照以下步驟重新執行受限的聯絡人：

1. 前往流程日誌中的「受限」選項。

2. 點擊「重新執行」按鈕。

3. 選擇重新執行受限聯絡人的時間範圍：

• 從達到流程執行次數上限的日期開始
• 重新執行所有受限的聯絡人，受制於流程執行次數上限

4. 受限聯絡人將重新執行進入流程，但有機會出現以下情況：

• 聯絡人有多於一個受限執行記錄：系統僅會重新執行每個聯絡人最新的被受限流程。
• 對話時限過期： 如果對話超過 24 小時對話時段，手動訊息可能無法傳送。

5. 點擊「重新執行」按鈕以開始重新執行受限聯絡人。

管理流程執行次數限額

SleekFlow 允許你透過升級方案或購買加值項目來管理每月的工作流程執行次數限額，讓你的團隊可以根據實際使用情況靈活調整。

若要管理工作流程執行次數限額：

1. 前往「計劃及帳單」頁面的「附加功能」分頁
2. 在「自動化工作流程每月執行次數」區塊中，點選「管理執行次數限額」
3. 接著你可根據需要升級或調低流程執行次數限額

監控工作流量執行使用量

工作流量執行使用量基於每月使用週期，每月會自動重置。你可以透過以下任一方式查看並管理流程執行使用量：

選項 1：進入「設定」頁面，點擊「訂閱」頁面以監控每月流程執行使用量。

選項 2：導航至自動化流程頁面，點擊「使用量」標籤。
 

流程使用量概述

使用量頁面提供了所選日期範圍內所有工作流程的詳細概述。它由以下部分組成：

1. 篩選和搜尋工作流程：允許你按名稱搜尋特定工作流程或根據日期範圍篩選執行流程。預設日期範圍是你每月的使用期限。
2. 執行流程總數：顯示所選日期範圍內所有流程的執行總數。
3. 匯出名單：允許你將流程資料匯出為 CSV 檔案。
4. 工作流程名單列表：此列表列出了你的公司帳戶曾建立的所有工作流程。它包括每個流程的關鍵信息，例如：

• 流程名稱
• 流程狀態
• 執行人數（所選日期範圍內）
• 最後執行日期
• 工作流程紀錄的接入點

搜尋和篩選流程

使用「使用量」分頁可讓你輕鬆定位和篩選特定流程：

依流程名稱搜尋：在搜尋列中輸入流程名稱或相關關鍵字。按下輸入鍵後，清單將自動更新以顯示相符的工作流程。
按日期範圍篩選流程執行：預設情況下，顯示的資料對應目前每月的使用期限。你也可以選擇最長 31 天的自訂日期範圍，流程執行欄位將顯示所選日期範圍的資料。

匯出工作流程名單

你可以透過以下步驟將流程名單匯出至 CSV 檔案以供進一步分析或記錄儲存：

1.點選流程使用量頁面右上方的「匯出名單」按鈕

2. 你可以透過點選下拉清單來設定匯出相關資料的日期範圍：

• 匯出當月資料：匯出當月使用量時段的流程名單列表。
• 匯出自訂日期範圍資料：選擇最長31天的自訂日期範圍，並匯出對應的流量資料。

3. 選擇日期範圍後，你可以點擊“匯出”，系統會將所選日期範圍的資料匯出為.CSV 檔案

透過使用這些工具，你可以更有效地管理流程註冊並追蹤表現。

瞭解每月流程執行附加功能

你可購買附加功能增加每月流程執行的使用上限。例如，若你正在使用包含 500 次免費執行的專業計劃，並購買 1,500 次流程執行的附加功能（59 美元），你將額外獲得 1,000 次工作流程執行配額。

訂閱計劃的上限: 

• 專業計劃每月最多支援 3,000 次註冊。
• 若需要更高的上限，請考慮升級至進階計劃或企業計劃，這些計劃可提供更高的執行使用量上限。

這種分層結構旨在隨你的需求成長，提供更實惠的升級選項以滿足你的需求。