قبل كتابة رسالة، تحقق مما إذا كان رد أو إضافة ملاحظة هو المحدد. وإذا كنت ترد على جهة اتصال، فتأكد أيضًا من أنك حددت قناة المراسلة الصحيحة، وأن القناة تدعم المحتوى الذي تريد إرساله.

تختلف إمكانات المراسلة وقيودها من قناة إلى أخرى. توضح هذه المقالة كيفية كتابة الأنواع الشائعة من المحتوى وإرسالها في صندوق الوارد. وللاطلاع على نوافذ المراسلة بدقة، والتنسيقات المدعومة، وحدود الملفات، ومتطلبات القوالب، وغيرها من القيود، راجع الدليل الخاص بالقناة التي تستخدمها.

التعرّف على مربع نص الرسالة

يظهر مربع نص الرسالة أسفل المحادثة المفتوحة، ويتضمن علامتي تبويب:

[screenshot] 

تعتمد الأدوات المتاحة ضمن رد على قناة المراسلة المحددة. ولا تنطبق سياسات المراسلة الخاصة بالقنوات ضمن إضافة ملاحظة، لأن الملاحظات الداخلية لا تُرسَل عبر قناة خارجية. ومع ذلك، قد تظل حدود SleekFlow العامة، مثل حدود تحميل الملفات، سارية.

تحديد قناة المراسلة

إذا كان من الممكن الوصول إلى جهة الاتصال عبر أكثر من قناة متصلة، فستظهر أداة اختيار القناة بجانب علامتي التبويب رد وإضافة ملاحظة. وتحدد القناة التي تختارها الوجهة التي يُرسَل إليها ردك وأدوات المراسلة المتاحة.

لتحديد قناة:

1. افتح المحادثة في صندوق الوارد.
2. حدد رد.
3. انقر على أداة اختيار القناة بجانب علامتي التبويب رد وإضافة ملاحظة.
   
4. حدد القناة التي تريد استخدامها.
5. راجع أدوات المراسلة المتاحة وأي تحذيرات تظهر للقناة.

قبل إرسال رد، تأكد مما يلي:

• أنك حددت قناة العميل الصحيحة.
• أن القناة متصلة.
• أن جهة الاتصال يمكنها تلقي الرسائل عبر القناة.
• أن القناة تدعم نوع الرسالة الذي تريد إرساله.
• أن نافذة المراسلة المعمول بها مفتوحة.
• أنك تستخدم قالبًا إذا كانت القناة تتطلب ذلك.

قد يؤدي تغيير القناة إلى تغيير الأدوات والتحذيرات المعروضة في مربع نص الرسالة. وسيظهر الرد في سجل المحادثات الخاص بالقناة التي أُرسل عبرها.

التعرّف على إمكانات المراسلة الخاصة بكل قناة

لكل منصة مراسلة إمكاناتها ومتطلباتها الخاصة. وقد تؤثر القناة التي تحددها في:

• أنواع الرسائل وتنسيقات الملفات المدعومة
• حدود حجم الملفات
• نوافذ المراسلة
• متطلبات القوالب
• القيود الأخرى الخاصة بالمنصة

قد تعرض SleekFlow الأدوات التي تدعمها القناة المحددة فقط. وفي حالات أخرى، قد ترفض المنصة الخارجية المحتوى غير المدعوم عند محاولة إرساله. كما قد تتغير إمكانات المنصات بمرور الوقت.

قد لا تدعم قناة مراسلة ما محتوى تدعمه قناة أخرى.

للاطلاع على أحدث المتطلبات، راجع دليل القناة ذي الصلة:

• واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business: أنواع الرسائل المدعومة
• واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business: أنواع الرسائل غير المدعومة
• Facebook Messenger
• Instagram
• LINE للأعمال
• Telegram
• WeChat
• Viber
• الرسائل النصية القصيرة (SMS)‏

الرد على جهة اتصال

استخدم رد لإرسال محتوى موجّه إلى العميل عبر قناة المراسلة المحددة.

إرسال رسالة نصية

لإرسال رسالة نصية:

1. افتح محادثة في صندوق الوارد.
2. حدد “رد”.
3. تأكد من القناة المحددة.
4. أدخل رسالتك في مربع نص الرسالة.
5. اضغط على “Enter” أو انقر على “إرسال”.

اضغط على “Shift + Enter” لبدء سطر جديد دون إرسال الرسالة. وتُعد الرموز التعبيرية جزءًا من نص الرسالة، وتُحتسب ضمن حد الأحرف الخاص بالقناة المحددة.

قبل الإرسال، تحقق من أن الرسالة لا تتجاوز حد النص الخاص بالقناة، وأن المحادثة ضمن نافذة المراسلة المعمول بها. وإذا لم تكن الرسائل حرة الصيغة متاحة، فحدد قالبًا معتمدًا بدلًا من ذلك.

بعد إرسال الرسالة، تظهر في سجل المحادثات. وحسب القناة، قد تتغير حالتها من “جارٍ الإرسال” إلى “تم الإرسال” أو “تم التسليم” أو “تمت القراءة” أو “فشل الإرسال”. راجع مقالة فهم حالات الرسائل ومشكلات التسليم لمزيد من التفاصيل.

إضافة رموز تعبيرية

انقر على أيقونة الرموز التعبيرية   الموجودة في شريط أدوات الرسالة، ثم حدد رمزًا تعبيريًا لإدراجه في رسالتك. يمكنك إرسال الرمز التعبيري مع النص أو بمفرده، وفقًا لقيود القناة المحددة.

تُحتسب الرموز التعبيرية ضمن حد النص الخاص بالقناة المحددة.

إرفاق الملفات والوسائط

يمكنك إضافة ملفات إلى الرد بأي من الطرق التالية:

• انقر على أيقونة المرفقات [screenshot] وحدد الملفات من جهازك.
• اسحب الملفات وأفلتها في مربع نص الرسالة.
• الصق الملفات من الحافظة.

يمكنك مراجعة المرفقات أو إزالتها قبل الإرسال. ويظهر تقدّم التحميل والأخطاء في مربع نص الرسالة عند الاقتضاء.

حدود التحميل العامة هي:

تشمل أنواع المرفقات الشائعة الصور، ومقاطع الفيديو، والملفات الصوتية، والمستندات، والملصقات بتنسيق .WebP. وقد تدعم القناة المحددة تنسيقات أقل أو تفرض حدًا أصغر للحجم. كما قد تحوّل بعض المنصات الملفات أو تضغطها أو ترفضها.

راجع دليل القناة ذي الصلة قبل إرسال مرفق إذا لم تكن متأكدًا من أنه مدعوم.

إدراج رد محفوظ

الردود المحفوظة هي ردود قابلة لإعادة الاستخدام تُعدّها مساحة عملك. ويمكن أن تتضمن نصًا، ومرفقات إذا كانت مدعومة.

قبل إرسال رد محفوظ، راجع محتواه وتأكد من أن القناة المحددة تدعم نصه ومرفقاته. إذ تظل الردود المحفوظة خاضعة لحدود الأحرف الخاصة بالقناة، ونوافذ المراسلة، ومتطلبات القوالب، وقيود المرفقات.

لمعرفة كيفية إنشاء الردود المحفوظة وإدارتها واستخدامها في صندوق الوارد، راجع مقالة إدارة الردود المحفوظة في إعدادات صندوق الوارد.

إرسال رسالة صوتية

إذا كانت القناة المحددة تدعم الرسائل الصوتية، فستظهر أيقونة الميكروفون في شريط أدوات الرسالة.

لإرسال رسالة صوتية:

1. انقر على أيقونة الميكروفون .
2. سجّل رسالتك.
3. راجع التسجيل. يمكنك إلغاؤه إذا أردت التسجيل مرة أخرى.
4. أرسل الرسالة الصوتية.

يمكن أن يصل حجم الرسائل الصوتية إلى 16 ميغابايت. وينطبق هذا الحد على الرسائل الصوتية المسجلة والمحمّلة على حد سواء. وقد تفرض القناة قيودًا إضافية على التنسيق أو الحجم.

إذا لم تظهر أيقونة الميكروفون، فقد لا تدعم القناة المحددة الرسائل الصوتية. راجع دليل القناة ذي الصلة للاطلاع على تنسيقات الصوت المدعومة وحدودها.

الرد على رسالة محددة

لاقتباس رسالة موجودة في ردك:

1. مرّر المؤشر فوق الرسالة.
2. انقر على أيقونة إجراءات الرسالة   الموجودة بجانبها.
3. حدد رد.
4. راجع الرسالة المقتبسة المعروضة أعلى مربع نص الرسالة.
5. أدخل ردك وأرسله.

لا تدعم جميع القنوات الردود المقتبسة. وقد يعتمد توفرها أيضًا على نوع الرسالة الأصلية. وللاطلاع على الإجراءات الأخرى، مثل نسخ الرسائل وإعادة توجيهها، راجع مقالة العمل مع المحادثات والرسائل في صندوق الوارد.

جدولة رسالة

يمكنك جدولة رد على العميل ليُرسَل لاحقًا. ولا يمكن جدولة الملاحظات الداخلية.

لجدولة رد:

1. اكتب الرسالة ضمن رد.
2. تأكد من القناة المحددة.
3. انقر على أيقونة الجدولة بجانب إرسال.
   
4. حدد وقتًا مُعدًّا مسبقًا، أو حدد جدولة مخصصة لاختيار تاريخ ووقت في المستقبل.
5. أكّد الجدولة.

تشمل الخيارات المُعدّة مسبقًا 5 و10 و15 و30 و45 دقيقة، وساعة واحدة. ويجب أن يكون الوقت المجدول المخصص بعد دقيقة واحدة على الأقل من الوقت الحالي.

تظهر الرسالة المجدولة في المحادثة مع وقت الإرسال المجدول لها. كما يشير شريط تنبيه أعلى مربع نص الرسالة إلى أن المحادثة تتضمن رسالة مجدولة.

لإلغاء رسالة مجدولة:

1. مرّر المؤشر فوق الرسالة المجدولة.
2. انقر على أيقونة إجراءات الرسالة .
3. حدد إلغاء الجدولة.
    
4. أكّد الإلغاء.

تحذير: لا تضمن جدولة الرسالة أن تسمح بها القناة عند حلول الوقت المجدول. فقد يفشل إرسال الرسالة إذا أُغلقت نافذة المراسلة، أو أصبح استخدام قالب مطلوبًا، أو انقطع اتصال القناة، أو لم يعد المحتوى صالحًا للقناة.

إرسال محتوى المنتجات أو الدفع

إذا كانت مساحة عملك تملك ميزات التجارة والأذونات المطلوبة، فقد تظهر خيارات إضافية في شريط أدوات الرسالة. وحسب الإعداد لديك، يمكنك:

• استخدام كتالوج المنتجات لتصفح المنتجات، وإضافة عناصر إلى سلة التسوق، ومشاركة تفاصيل المنتجات.
• استخدام روابط الدفع لإنشاء رابط دفع وإرساله في المحادثة.

لا تظهر هذه الخيارات إلا عند إعداد عمليات التكامل ذات الصلة، مثل Shopify أو كتالوج مخصص أو Stripe أو SleekPay. ويعتمد توفرها أيضًا على القناة المحددة وإعدادات مساحة عملك.

لمعرفة المزيد عن إرسال روابط الدفع عبر Shopify، راجع مقالة التكامل مع Shopify: الدفع.

ترك ملاحظة داخلية

استخدم إضافة ملاحظة لمشاركة معلومات مخصصة لمساحة العمل فقط ضمن المحادثة. ولا يمكن لجهات الاتصال رؤية الملاحظات الداخلية أو الإشارات إلى زملاء الفريق.

تفيد الملاحظات الداخلية عندما تحتاج إلى تسجيل السياق، أو تسليم محادثة، أو توثيق إجراءات المتابعة، أو طلب المساعدة من أحد زملائك في الفريق.

إضافة ملاحظة نصية

لإضافة ملاحظة داخلية:

1. حدد إضافة ملاحظة.
   
2. أدخل ملاحظتك في مربع نص الرسالة.
3. تأكد من أن إضافة ملاحظة لا تزال محددة.
4. اضغط على Enter لإضافة الملاحظة.

اضغط على Shift + Enter لبدء سطر جديد دون إضافة الملاحظة.

الإشارة إلى أحد زملاء الفريق

للإشارة إلى أحد زملاء الفريق في ملاحظة داخلية:

1. أدخل @ متبوعًا باسم زميلك في الفريق.
    
2. حدد زميلك من القائمة.
3. أكمل كتابة ملاحظتك.
4. أضف الملاحظة.

يتلقى زميل الفريق المُشار إليه إشعارًا، ويمكنه العثور على المحادثة ضمن الإشارات في القائمة الجانبية لصندوق الوارد. ولا يمكن لجهات الاتصال رؤية الملاحظة أو الإشارة.

راجع مقالة التنقل بين المحادثات وإدارتها في صندوق الوارد لمعرفة المزيد عن طرق العرض في صندوق الوارد.

إضافة محتوى إلى ملاحظة داخلية

يمكنك أيضًا:

• إرفاق الملفات بالنقر على أيقونة المرفقات، أو سحب الملفات وإفلاتها، أو لصقها من الحافظة.
• إدراج رد محفوظ بإدخال / في بداية مربع نص الرسالة وتحديد أحد الردود.
• إضافة رموز تعبيرية من منتقي الرموز التعبيرية.

لا تنطبق قيود القنوات الخارجية لأن الملاحظات الداخلية لا تُرسَل إلى جهة الاتصال. ومع ذلك، تظل حدود التحميل العامة في SleekFlow سارية على المرفقات.

استخدام أدوات المراسلة بمساعدة الذكاء الاصطناعي

إذا كانت ميزات الذكاء الاصطناعي مفعّلة لمساحة عملك، فقد تظهر أدوات بمساعدة الذكاء الاصطناعي في مربع نص الرسالة. وقد تشمل الأدوات المتاحة:

• الرد الذكي بالذكاء الاصطناعي، الذي يقترح ردًا استنادًا إلى سياق المحادثة.
• مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي، الذي يمكنه تحسين النص الذي كتبته، أو اختصاره، أو ترجمته، أو تغيير نبرته.
• الملخص الذكي بالذكاء الاصطناعي، الذي يلخّص المحادثة لاستخدامها في الملاحظات الداخلية أو عند تسليم المحادثات.

راجع المحتوى الذي ينشئه الذكاء الاصطناعي قبل إرساله أو إضافته. إذ تخضع الردود التي ينشئها الذكاء الاصطناعي لنوافذ المراسلة، ومتطلبات القوالب، وحدود الأحرف، وقيود التنسيق نفسها التي تنطبق على المحتوى المكتوب يدويًا.

راجع أدلة SleekFlow AI المخصصة للاطلاع على خطوات الإعداد والتعليمات التفصيلية.

حل مشكلات الرسائل غير المدعومة أو التي فشل إرسالها

قد يفشل إرسال الرسالة في الحالات التالية:

• إذا أُغلقت نافذة المراسلة.
• إذا كانت القناة تتطلب قالبًا.
• إذا كان نوع الرسالة أو المرفق غير مدعوم.
• إذا كان حجم المرفق كبيرًا جدًا.
• إذا تجاوز النص الحد المسموح به في القناة.
• إذا كان اتصال القناة منقطعًا.
• إذا تعذّر الوصول إلى جهة الاتصال عبر القناة المحددة.
• إذا كانت إحدى الميزات أو عمليات التكامل المطلوبة غير متاحة.
• إذا رفضت المنصة الخارجية المحتوى.

لحل المشكلة:

1. راجع التحذير أو معلومات الرسالة التي فشل إرسالها.
2. تأكد من القناة المحددة.
3. تحقق من نافذة المراسلة الخاصة بالقناة.
4. استبدل المحتوى غير المدعوم أو قلّل حجم الملف.
5. حدد قالبًا معتمدًا إذا لزم الأمر.
6. تأكد من أن القناة متصلة.
7. راجع الدليل الخاص بالقناة للاطلاع على المتطلبات الدقيقة.
8. أعد محاولة إرسال الرسالة بعد تصحيح المشكلة الأساسية.

لمزيد من المساعدة، راجع مقالة فهم حالات الرسائل ومشكلات التسليم ودليل الربط أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها الخاص بالقناة المحددة.
 

[