تساعد الردود المحفوظة فريقك على التعامل مع أسئلة العملاء الشائعة بكفاءة أكبر. فبدلًا من كتابة الرد نفسه مرارًا، يمكنك إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام للرسائل المتكررة، مثل رسائل الترحيب وتحديثات الطلبات ومعلومات الأسعار وخطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها وتعليمات المتابعة.
يساعد استخدام الردود المحفوظة فريقك على:
- الرد بشكل أسرع خلال فترات الذروة
- الحفاظ على اتساق الإجابات بين مختلف أعضاء الفريق
- تقليل الكتابة اليدوية والعمل المتكرر
- مشاركة الصياغات المعتمدة للحالات الشائعة
- تخصيص الردود باستخدام المتغيرات، مثل اسم جهة الاتصال أو بريدها الإلكتروني
يمكنك إدارة جميع الردود المحفوظة في مكان واحد من إعدادات صندوق الوارد. إذ يمكنك إنشاء ردود جديدة وتحديث القوالب الحالية وإضافة المتغيرات وإرفاق الملفات وتنظيم القائمة ليتمكن فريقك من العثور على الرد المناسب بسرعة.
الوصول إلى صفحة “إعدادات الردود المحفوظة”
لفتح صفحة إعدادات الردود المحفوظة، اتبع الخطوات التالية:
- انقر على أيقونة ملفك الشخصي
في الزاوية السفلية اليسرى، ثم اختر “الإعدادات” - ضمن “إعدادات صندوق الوارد”، انقر على “الردود المحفوظة”.
تنقسم صفحة الردود المحفوظة إلى منطقتين رئيسيتين:
- اللوحة اليسرى: تعرض قائمة الردود المحفوظة. استخدم هذه المنطقة لتصفح الردود المحفوظة والبحث فيها وتصفيتها وفرزها وتحديدها.
- اللوحة اليمنى: تعرض تفاصيل الرد المحفوظ المحدد. استخدم هذه المنطقة لإنشاء عنوان الرد ومحتوى الرسالة والمتغيرات والمرفقات أو تعديلها.
عند عدم تحديد أي رد محفوظ، تعرض اللوحة اليمنى حالة فارغة تطالبك بتحديد رد محفوظ.
إنشاء رد محفوظ
أنشئ ردًا محفوظًا عندما تريد إعادة استخدام رد شائع في محادثات صندوق الوارد.
لإنشاء رد محفوظ، اتبع الخطوات التالية:
- في صفحة “إعدادات الردود المحفوظة”، انقر على “إنشاء رد جديد” في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة
- سيظهر المحرر. استخدمه لإدخال عنوان الرد المحفوظ وكتابة محتوى الرسالة وإدراج المتغيرات وتحميل المرفقات.
- أدخل عنوانًا في حقل العنوان.
- أدخل محتوى الرد في محرر الرسائل.
- اختياري: انقر على “{} متغير” لإدراج متغير جهة اتصال، مثل الاسم الأول لجهة الاتصال أو بريدها الإلكتروني أو رقم هاتفها أو آخر قناة أو مالك جهة الاتصال. استخدم المتغيرات عندما تريد تخصيص رد محفوظ دون تعديله يدويًا في كل مرة ترسله فيها.
- اختياري: حمّل المرفقات بإفلات الملفات في منطقة التحميل، أو انقر لاستعراض الملفات. أضف المرفقات عندما يجب أن يتضمن الرد المحفوظ ملفات قابلة لإعادة الاستخدام، مثل كتيبات المنتجات أو جداول الأسعار أو النماذج أو الصور أو أدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- انقر على “حفظ”.
عند النقر على + رد جديد، يظهر عنصر مسودة في اللوحة اليسرى. وبمجرد بدء التعديل، يظهر شريط التغييرات غير المحفوظة مع إجراءَي تجاهل وحفظ.
إدراج المتغيرات في رد محفوظ
تساعد المتغيرات على تخصيص الردود المحفوظة بمعلومات خاصة بكل جهة اتصال.
لإدراج متغير، اتبع الخطوات التالية:
- انقر داخل محرر محتوى الرد.
- انقر على “{} متغير”.
- حدد متغيرًا من القائمة.
يمكنك أيضًا كتابة { مباشرةً في منطقة المحتوى لفتح قائمة المتغيرات.
إضافة مرفقات إلى رد محفوظ
يمكنك إرفاق ملفات برد محفوظ عندما يحتاج الرد إلى تضمين وسائط أو مستندات داعمة.
لإضافة مرفق، اتبع الخطوات التالية:
- افتح ردًا محفوظًا أو أنشئ ردًا جديدًا.
- انتقل إلى منطقة التحميل في اللوحة اليمنى.
- أفلِت الملفات في منطقة التحميل، أو انقر لاستعراض الملفات من جهازك.
- انقر على “حفظ”.
تظهر أيقونة مرفق بجوار الردود المحفوظة التي تتضمن مرفقات في اللوحة اليسرى.
يمكن أن يتضمن كل رد محفوظ مرفقًا واحدًا فقط، ولا يمكنك تحميل عدة ملفات إلى الرد المحفوظ نفسه. لاستخدام ملف مختلف، أزل المرفق الحالي أولًا، ثم حمّل ملفًا آخر.
إدارة الردود المحفوظة
استخدم عناصر التحكم في البحث والتصفية والفرز أعلى الصفحة للعثور على الرد المحفوظ الذي تحتاجه.
البحث عن رد محفوظ
استخدم شريط البحث للعثور على رد محفوظ حسب الاسم.
أدخل كلمات رئيسية من اسم الرد المحفوظ في حقل البحث، وستتحدث القائمة لعرض الردود المحفوظة المطابقة.
التصفية حسب نوع الوسائط
استخدم عامل التصفية “الوسائط” لتضييق نطاق القائمة حسب نوع المحتوى.
يمكنك الاختيار من بين ما يلي:
- الكل: عرض جميع الردود المحفوظة.
- نص فقط: عرض الردود المحفوظة التي لا تتضمن مرفقات.
- مع مرفقات: عرض الردود المحفوظة التي تتضمن وسائط أو ملفات.
تظهر أيقونة مرفق بجوار الردود المحفوظة التي تتضمن مرفقات في القائمة، لتتمكن من تمييزها بسرعة.
فرز الردود المحفوظة
استخدم القائمة المنسدلة “الفرز” لتنظيم قائمة الردود المحفوظة.
يمكنك الفرز حسب:
- آخر تحديث
- تاريخ الإنشاء: الأحدث
- تاريخ الإنشاء: الأقدم
يتغير التاريخ المعروض أسفل كل رد محفوظ وفقًا لخيار الفرز المحدد. على سبيل المثال، عند الفرز حسب “آخر تحديث”، تعرض القائمة تاريخ آخر تحديث لكل رد محفوظ. وعند الفرز حسب “تاريخ الإنشاء”، تعرض القائمة تاريخ إنشاء كل رد محفوظ.
تعديل رد محفوظ
يمكنك تحديث أي رد محفوظ حالي في أي وقت.
لتعديل رد محفوظ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد ردًا محفوظًا من اللوحة اليسرى.
- عدّل العنوان أو المحتوى في اللوحة اليمنى.
- اختياري: أدرج متغيرات أو حدّث المرفقات.
- انقر على “حفظ” لتطبيق التغييرات.
لا يتم حفظ التغييرات تلقائيًا. انقر على “تجاهل” للتراجع عن التغييرات قبل حفظها.
إذا انتقلت إلى رد محفوظ آخر أو غادرت الصفحة مع وجود تغييرات غير محفوظة، فسيظهر مربع حوار للتأكيد.
حذف الردود المحفوظة
يمكنك حذف رد محفوظ واحد أو أكثر من اللوحة اليسرى.
لحذف الردود المحفوظة، اتبع الخطوات التالية:
- مرّر المؤشر فوق رد محفوظ في اللوحة اليسرى.
- حدد مربع الاختيار بجوار الرد المحفوظ.
- حدد المزيد من الردود المحفوظة إذا لزم الأمر.
- انقر على أيقونة الحذف.
- أكّد الحذف في النافذة المنبثقة.
عند تحديد رد محفوظ واحد أو أكثر، تعرض القائمة عدد الردود المحددة. ويمكنك أيضًا استخدام “تحديد الكل” لتحديد جميع الردود المحفوظة في القائمة الحالية.
بعد حذف رد محفوظ، يتم نقله إلى “المحذوفة مؤخرًا”، ويمكنك استعادته من “المحذوفة مؤخرًا” خلال 14 يومًا.
بعد مرور 14 يومًا، يُزال نهائيًا ولا يمكن استعادته.