Flow ini membantu tim menangani percakapan masuk baru dengan lebih efisien. Ketika kontak baru mengirim pesan untuk pertama kalinya, sistem akan secara otomatis menugaskannya ke agen atau tim menggunakan distribusi round-robin. Hal ini memastikan pembagian beban kerja yang merata serta waktu respons yang lebih cepat, terutama bagi tim sales atau support yang menangani volume pertanyaan tinggi.

Flow ini berguna untuk:

• Tim sales yang menerima lead masuk dari WhatsApp atau Instagram
• Tim support yang ingin mendistribusikan tiket atau pertanyaan secara merata
• Bisnis yang ingin menghindari penugasan manual atau keterlambatan respons

Cara kerja

Saat pesan diterima dari kontak baru yang belum ditugaskan:

• Flow dipicu oleh event Incoming message received
• Kontak secara otomatis ditugaskan ke tim yang dipilih
• Antrian round-robin tim menentukan agen yang akan menerima lead baru
• Pesan sambutan atau konfirmasi otomatis dikirim ke pelanggan

Hal ini memastikan setiap agen yang memenuhi syarat menerima percakapan baru secara bergiliran, sehingga beban kerja tetap adil dan terdistribusi dengan baik.

Menyiapkan blok trigger “Pesan masuk diterima”

1. Pilih blok trigger Pesan masuk diterima dan buka formulirnya, yang akan muncul di sisi kanan layar.

2. Formulir blok ini berisi field berikut untuk mengatur trigger:

• Setup tab
  • Channel: Pilih channel messaging yang diinginkan untuk memicu flow saat pesan diterima. Anda dapat memilih beberapa channel sesuai kebutuhan workflow ini.

• Filter tab
  • Enrollment conditions: Jika diaktifkan, Anda dapat menetapkan kondisi tertentu pada tab Filter yang harus dipenuhi pelanggan agar dapat masuk ke dalam flow. Contoh:
    • Hanya dipicu pada hari kerja atau jam operasional
    • Hanya dipicu ketika pesan masuk mengandung kata kunci tertentu

Filter ini membantu memastikan sistem round-robin hanya diterapkan pada jenis lead yang sesuai.

Menyiapkan blok aksi “Tugaskan ke”

1. Klik blok aksi Tugaskan ke untuk membuka formulirnya, yang akan muncul di sisi kanan layar.
2. Formulir blok ini berisi field berikut untuk mengatur aksi:

• Setup tab
  • Assign to: Untuk mengaktifkan penugasan round-robin dalam tim, pilih “Team - By queue”
    

• Team: Akan muncul ketika opsi Team dipilih. Pilih tim yang aturan round-robin-nya ingin digunakan untuk penugasan lead baru.
  

Menyiapkan blok aksi “Kirim pesan”

Setelah percakapan ditugaskan, biasanya Anda perlu mengirim respons awal, seperti salam atau konfirmasi, kepada lead baru.

1. Klik blok aksi Kirim pesan untuk membuka formulirnya, yang akan muncul di sisi kanan layar.
2. Formulir blok ini berisi field berikut untuk Anda konfigurasi:
   1. Channel type: Pilih jenis channel messaging untuk mengirim pesan (misalnya WhatsApp, Facebook, Instagram)
   2. Send via: Pilih channel spesifik yang digunakan untuk mengirim pesan (misalnya channel WhatsApp HK)