Customer Lifecycle Management membantu tim Anda melacak posisi setiap kontak dalam perjalanannya — mulai dari interaksi pertama hingga konversi atau penutupan — menggunakan tahapan terstruktur yang disebut lifecycle stage.
Dengan menetapkan lifecycle stage di Inbox, tim sales dan support dapat melakukan tindak lanjut secara konsisten, manajer mendapatkan visibilitas terhadap performa funnel, dan seluruh tim dapat menentukan prioritas dengan lebih efektif.
Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda menyiapkan dan mengelola fitur customer lifecycle di SleekFlow.
Konsep utama
Istilah |
Deskripsi |
Tahapan lifecycle |
Titik spesifik posisi kontak dalam perjalanannya (misalnya New leads, Contacted, Qualified, Pending payment, Customer). Setiap kontak hanya dapat memiliki satu lifecycle stage dalam satu waktu. |
Tahapan progres |
Digunakan untuk lead dan pelanggan yang telah memenuhi kualifikasi atau berhasil dikonversi. |
Tahapan lost |
Digunakan untuk kontak yang tidak responsif, tidak memenuhi kualifikasi, atau ditandai sebagai lost. |
Tahapan default |
Lifecycle stage yang secara otomatis diterapkan pada kontak yang baru dibuat (secara default, New lead). |
Manfaat dan use case
Masalah yang dapat diatasi:
- Sulit mengetahui lead mana yang sedang berjalan atau perlu ditindaklanjuti.
- Tidak ada tampilan terpadu untuk melihat progres funnel atau titik drop-off.
- Pelacakan manual menyebabkan peluang terlewat atau pekerjaan yang berulang.
- Kurangnya visibilitas di seluruh perjalanan sales dan support.
Use case umum:
- Pelacakan pipeline sales: Lacak bagaimana setiap lead berkembang dari interaksi pertama hingga konversi yang berhasil. Misalnya, Anda dapat memindahkan kontak melalui tahapan seperti New lead, Contacted, Payment, dan Customer untuk menjaga visibilitas penuh terhadap funnel sales Anda.
- Pelacakan customer support: Pantau permintaan dukungan saat berpindah melalui tahapan penyelesaian. Misalnya, sebuah tiket dapat dimulai sebagai Reported, berpindah ke In progress saat ditugaskan ke agen, dan akhirnya menjadi Resolved setelah ditutup.
- Prioritas tim: Gunakan lifecycle stage untuk mengatur Inbox Anda. Agen dapat dengan cepat melihat kontak mana yang berada pada titik tindak lanjut yang kritis atau memerlukan perhatian segera berdasarkan tahapannya saat ini.
Mengakses halaman pengaturan “Customer lifecycle management”
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuka halaman pengaturan “Customer lifecycle management”:
- Klik ikon
di bilah navigasi sebelah kiri - Di bawah bagian “Contacts and data”, klik “Customer lifecycle”
- Anda akan diarahkan ke halaman “Customer lifecycle management”.
- Anda akan menemukan daftar tahapan default yang dapat langsung digunakan.
Membuat tahapan baru
⚠️ Anda dapat membuat hingga 20 tahapan secara total di kedua pipeline.
Anda dapat membuat lifecycle stage kustom yang sesuai dengan proses sales atau support tim Anda.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat tahapan baru:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan melihat dua bagian, yaitu “Progressing stage” dan “Lost stage”.
- Progressing stage: perjalanan aktif atau berhasil.
- Lost stage: kontak yang tidak responsif atau tidak memenuhi kualifikasi.
- Klik “Create” pada bagian tempat Anda ingin menambahkan tahapan baru.
- Sebuah modal pop-up akan muncul.
- Masukkan detail tahapan:
- Nama tahapan: Maksimal 30 karakter dan harus unik di kedua pipeline.
- Warna: Pilih warna untuk mengelompokkan atau memprioritaskan tahapan secara visual.
- Klik “Create”.
💡 Tips: Buat tahapan yang mencerminkan progres yang jelas dan terukur — misalnya “Demo booked”, “Contract sent”, atau “Payment pending”. Ini membantu tim memahami tindakan apa yang diperlukan untuk mendorong kontak ke tahap berikutnya.
Menetapkan tahapan sebagai default
Anda dapat menetapkan satu lifecycle stage sebagai default sehingga setiap kontak baru yang dibuat di workspace Anda akan otomatis dimulai dengan tahapan tersebut.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menetapkan tahapan sebagai default:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan melihat daftar tahapan di setiap pipeline. Tahapan default saat ini ditandai dengan label “Default”.
- Arahkan kursor ke tahapan yang ingin Anda jadikan default
- Klik ikon
di sebelah nama tahapan - Klik “Set as default”
- Klik “Set” untuk mengonfirmasi tindakan
- Klik “Set” untuk mengonfirmasi tindakan
- Label “Default” akan berpindah ke tahapan yang baru dipilih. Semua kontak baru yang dibuat setelah perubahan ini akan otomatis ditetapkan ke tahapan default tersebut.
💡 Tips: Pilih tahapan default yang paling merepresentasikan titik awal perjalanan pelanggan Anda — misalnya “New contact” atau “Unqualified lead”.
Mengatur urutan tahapan
Anda dapat mengubah urutan lifecycle stage agar mencerminkan alur proses tim Anda — misalnya memindahkan Contacted sebelum Payment atau mengelompokkan milestone penting bersama-sama.
💡 Mengapa urutan itu penting
Urutan lifecycle stage menentukan bagaimana kontak berpindah melalui pipeline Anda — baik secara manual maupun melalui otomatisasi.
Di Inbox, agen dapat mengklik tombol › (Next stage) untuk memindahkan kontak ke tahap berikutnya sesuai urutan ini.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengatur urutan tahapan:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan menemukan daftar “Progressing stage” dan “Lost stage”.
- Seret dan lepas tahapan untuk mengubah urutannya dengan mengklik dan menahan ikon seret di samping nama tahapan.
- Pindahkan ke posisi yang diinginkan dalam daftar yang sama.
- Setelah Anda melakukan perubahan, banner “Save changes” akan muncul.
- Klik “Save” untuk mengonfirmasi urutan baru.
- Urutan baru akan langsung diterapkan di seluruh workspace, termasuk dropdown Inbox dan tampilan sidebar Lifecycle.
Mengedit tahapan
💡 Catatan: Mengedit sebuah tahapan akan secara otomatis memperbarui semua kontak yang saat ini ditetapkan ke tahapan tersebut — Anda tidak perlu menerapkan ulang tag secara manual.
Anda dapat memperbarui nama atau warna lifecycle stage kapan saja untuk menjaga pipeline tetap jelas dan konsisten.
Mengedit nama tahapan
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengedit nama tahapan:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda perbarui.
- Klik langsung pada nama tahapan untuk mengeditnya.
- Perbarui teks (maksimal 30 karakter). Setiap nama tahapan harus unik di kedua pipeline.
- Banner “Save changes” akan muncul.
- Klik “Save” untuk konfirmasi
Mengedit warna tahapan
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengedit warna dan ikon tahapan:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda perbarui
- Klik ikon warna di sebelah nama tahapan
- Sebuah modal pop-up akan muncul
- Pilih warna baru untuk tahapan ini
- Setelah Anda memilih warna baru, tombol “Save” akan aktif
- Klik “Save” untuk menerapkan perubahan
Menghapus tahapan
⚠️ Sebelum menghapus:
- Tahapan default tidak dapat dihapus. Jika Anda perlu menghapusnya, tetapkan terlebih dahulu tahapan lain sebagai default.
- Menghapus tahapan bersifat permanen. Setelah dihapus, tahapan tersebut tidak dapat dipulihkan. Semua kontak yang saat ini berada pada tahapan tersebut akan kembali ke status No lifecycle assigned.
- Alih-alih langsung menghapus tahapan, pertimbangkan untuk mengganti nama atau warnanya agar dapat digunakan kembali untuk use case baru. Ini membantu menjaga konsistensi data historis.
Jika sebuah lifecycle stage sudah tidak diperlukan, Anda dapat menghapusnya dari pipeline. Ini membantu menjaga lifecycle tetap rapi dan relevan seiring berkembangnya workflow Anda.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus tahapan:
- Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda hapus
- Arahkan kursor ke nama tahapan
- Klik ikon
di sebelah nama tahapan - Klik “Delete”
- Sebuah modal peringatan akan muncul
- Klik “Delete” untuk mengonfirmasi tindakan
Menggunakan fitur “Customer lifecycle management”
Akses dan izin pengguna:
- Semua pengguna dapat melihat dan memperbarui lifecycle stage di Inbox.
- Hanya pengguna dengan izin Company details yang dapat mengedit, mengubah urutan, atau mengelola tahapan di Settings (Pengaturan)
Untuk detail lebih lanjut, kunjungi artikel Pusat Bantuan kami tentang Roles and Permission.
Setelah lifecycle stage dikonfigurasi, tim Anda dapat melihat dan mengelola perjalanan setiap kontak langsung dari Inbox dan Contacts. Hal ini memungkinkan agen dan manajer untuk melacak progres, memprioritaskan follow-up, serta memastikan data lifecycle selalu terbarui tanpa harus meninggalkan workflow harian mereka.
💡 Mengapa ini penting
Mengelola lifecycle stage di Inbox membantu tim Anda melacak progres secara real-time. Anda dapat langsung memperbarui status lead, memprioritaskan tindak lanjut, dan mengidentifikasi pelanggan yang memerlukan perhatian — semuanya dari satu tempat.
Mengatur tahapan lifecycle di Inbox
Inbox adalah tempat di mana agent biasanya mengubah tahapan lifecycle seiring percakapan berprogres.
Melihat lifecycle stage di samping kontak
Anda dapat dengan cepat melihat lifecycle stage kontak:
- Label tahapan ditampilkan di samping nama kontak pada daftar percakapan.
- Anda juga akan melihat “Lifecycle stage” di samping nama kontak di dalam percakapan pada bilah kontrol percakapan.
- Setiap tahapan menampilkan warna dan ikon yang telah dikonfigurasi agar mudah dikenali.
- Label akan diperbarui secara otomatis saat nama atau warna tahapan diubah di halaman “Customer lifecycle management”.
💡 Tips: Gunakan warna tahapan secara strategis — misalnya hijau untuk pelanggan aktif dan merah untuk lead yang lost — agar agen dapat mengenali status penting dengan cepat.
Memperbarui lifecycle stage kontak
Saat kontak bergerak maju dalam perjalanan sales atau support, Anda dapat memperbarui lifecycle stage mereka langsung di Inbox.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memperbarui lifecycle stage kontak:
- Buka Inbox dengan mengklik ikon
di bilah navigasi sebelah kiri - Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda perbarui
- Di dalam percakapan, klik dropdown “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
- Anda akan melihat dua daftar yang dikelompokkan — Progressing stage dan Lost stage — dengan urutan yang sama persis seperti yang ditentukan di pengaturan lifecycle.
- Gunakan kolom pencarian atau gulir daftar untuk menemukan tahapan yang sesuai.
- Klik tahapan untuk langsung menerapkannya.
- Lifecycle stage kontak akan diperbarui secara real-time di Inbox dan pada data kontaknya.
Memindahkan kontak ke tahapan berikutnya
Anda dapat dengan cepat memajukan kontak ke tahapan berikutnya dalam urutan hanya dengan satu klik.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memindahkan kontak ke tahapan berikutnya:
- Buka Inbox dengan mengklik ikon
di bilah navigasi sebelah kiri - Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda pindahkan ke tahapan berikutnya
- Di dalam percakapan, klik ikon
di sebelah “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
- Sistem akan mengikuti urutan yang ditetapkan di pengaturan “Customer lifecycle management” dan memindahkan kontak ke tahapan berikutnya
- Jika kontak berada di tahapan terakhir dalam progressing stage atau lost stage, tombol Next stage
akan dimatikan dengan pesan tooltip: “Ini adalah tahapan akhir”
- Jika kontak berada di tahapan terakhir dalam progressing stage atau lost stage, tombol Next stage
💡 Tips: Atur tahapan Anda dalam urutan yang logis (misalnya New → Contacted → Payment → Customer) agar tombol Next stage mencerminkan alur kerja Anda yang sebenarnya. Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bagian ini untuk mengatur urutan lifecycle stage.
Menghapus lifecycle stage kontak
Jika sebuah kontak tidak lagi sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, Anda dapat menghapus lifecycle tag-nya.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus lifecycle stage kontak:
- Buka Inbox dengan mengklik ikon
di bilah navigasi sebelah kiri - Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda hapus
- Di dalam percakapan, klik dropdown “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
- Klik “Clear selection”
- Field lifecycle kontak akan direset menjadi kosong.
⚠️ Jika sebuah tahapan dihapus di Settings, semua kontak yang sebelumnya ditetapkan ke tahapan tersebut juga akan dikembalikan ke kondisi kosong.
💡 Tips: Gunakan ini untuk mereset dan menilai ulang lead yang sudah tidak aktif atau kembali berinteraksi setelah periode yang lama.
Memfilter percakapan berdasarkan lifecycle stage
Sidebar Inbox menyediakan tampilan Lifecycle khusus yang memungkinkan Anda memfilter dan memfokuskan percakapan pada kelompok kontak tertentu.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memfilter percakapan berdasarkan lifecycle stage
- Buka Inbox dengan mengklik ikon
di bilah navigasi sebelah kiri - Di daftar percakapan, klik ikon
untuk membuka menu “Conversation filters”
- Di menu “Conversation filters”, klik “Lifecycle stages”
- Di menu “Conversation filters”, Anda dapat:
- Memilih satu atau beberapa tahapan untuk memfilter percakapan yang ingin Anda lihat
- Menggunakan “Search bar” untuk mencari tahapan yang ada berdasarkan nama
- Klik “Clear” untuk menghapus pilihan Anda
Mengelola lifecycle stage di Contacts
Selain melalui Inbox, lifecycle stage juga dapat dilihat dan diperbarui dari menu Contacts, sehingga Anda mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh tentang progres pelanggan.
Melihat lifecycle stage kontak
- Setiap kontak menampilkan lifecycle stage saat ini pada daftar kontak dan detail kontak.
- Warna stage mengikuti konfigurasi yang sama seperti di Inbox
Hal ini memudahkan Anda memahami status perjalanan kontak, bahkan saat Anda tidak sedang berinteraksi atau chatting dengan mereka.
Memperbarui lifecycle stage dari Kontak
Untuk memperbarui lifecycle kontak, Anda dapat:
- Buka kontak dari halaman Contacts / Kontak
- Pada profil kontak, temukan panel di sisi kiri
- Untuk memperbarui lifecycle sebuah kontak, Anda bisa:
- Klik ikon
di bawah nama kontak untuk memindahkan kontak ke stage berikutnya yang tersedia
- Klik pada bagian stage. Menu dropdown akan muncul, dan Anda dapat memilih lifecycle stage dari daftar yang tersedia.
- Klik ikon
- Untuk menghapus lifecycle stage, klik “Clear selection”.
Setiap perubahan yang dilakukan akan langsung diterapkan dan tercermin di seluruh platform.