Manfaat dan use case

Masalah yang dapat diatasi:

• Sulit mengetahui lead mana yang sedang berjalan atau perlu ditindaklanjuti.
• Tidak ada tampilan terpadu untuk melihat progres funnel atau titik drop-off.
• Pelacakan manual menyebabkan peluang terlewat atau pekerjaan yang berulang.
• Kurangnya visibilitas di seluruh perjalanan sales dan support.

Use case umum:

• Pelacakan pipeline sales: Lacak bagaimana setiap lead berkembang dari interaksi pertama hingga konversi yang berhasil. Misalnya, Anda dapat memindahkan kontak melalui tahapan seperti New lead, Contacted, Payment, dan Customer untuk menjaga visibilitas penuh terhadap funnel sales Anda.
• Pelacakan customer support: Pantau permintaan dukungan saat berpindah melalui tahapan penyelesaian. Misalnya, sebuah tiket dapat dimulai sebagai Reported, berpindah ke In progress saat ditugaskan ke agen, dan akhirnya menjadi Resolved setelah ditutup.
• Prioritas tim: Gunakan lifecycle stage untuk mengatur Inbox Anda. Agen dapat dengan cepat melihat kontak mana yang berada pada titik tindak lanjut yang kritis atau memerlukan perhatian segera berdasarkan tahapannya saat ini.

Mengakses halaman pengaturan “Customer lifecycle management”

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuka halaman pengaturan “Customer lifecycle management”:

1. Klik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Di bawah bagian “Contacts and data”, klik “Customer lifecycle”
   
3. Anda akan diarahkan ke halaman “Customer lifecycle management”.
   
4. Anda akan menemukan daftar tahapan default yang dapat langsung digunakan.

Membuat tahapan baru

Anda dapat membuat lifecycle stage kustom yang sesuai dengan proses sales atau support tim Anda.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat tahapan baru:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan melihat dua bagian, yaitu “Progressing stage” dan “Lost stage”.
   1. Progressing stage: perjalanan aktif atau berhasil.
   2. Lost stage: kontak yang tidak responsif atau tidak memenuhi kualifikasi.
2. Klik “Create” pada bagian tempat Anda ingin menambahkan tahapan baru.
   
3. Sebuah modal pop-up akan muncul.
   
    

3. Masukkan detail tahapan:
   1. Nama tahapan: Maksimal 30 karakter dan harus unik di kedua pipeline.
   2. Warna: Pilih warna untuk mengelompokkan atau memprioritaskan tahapan secara visual.
4. Klik “Create”.

Menetapkan tahapan sebagai default

Anda dapat menetapkan satu lifecycle stage sebagai default sehingga setiap kontak baru yang dibuat di workspace Anda akan otomatis dimulai dengan tahapan tersebut.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menetapkan tahapan sebagai default:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan melihat daftar tahapan di setiap pipeline. Tahapan default saat ini ditandai dengan label “Default”.
   
2. Arahkan kursor ke tahapan yang ingin Anda jadikan default
3. Klik ikon di sebelah nama tahapan
4. Klik “Set as default”
   
5. Klik “Set” untuk mengonfirmasi tindakan
   
6. Klik “Set” untuk mengonfirmasi tindakan
7. Label “Default” akan berpindah ke tahapan yang baru dipilih. Semua kontak baru yang dibuat setelah perubahan ini akan otomatis ditetapkan ke tahapan default tersebut.

Mengatur urutan tahapan

Anda dapat mengubah urutan lifecycle stage agar mencerminkan alur proses tim Anda — misalnya memindahkan Contacted sebelum Payment atau mengelompokkan milestone penting bersama-sama.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengatur urutan tahapan:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, Anda akan menemukan daftar “Progressing stage” dan “Lost stage”.
2. Seret dan lepas tahapan untuk mengubah urutannya dengan mengklik dan menahan ikon seret di samping nama tahapan.
3. Pindahkan ke posisi yang diinginkan dalam daftar yang sama.
   
4. Setelah Anda melakukan perubahan, banner “Save changes” akan muncul.
   
5. Klik “Save” untuk mengonfirmasi urutan baru.
6. Urutan baru akan langsung diterapkan di seluruh workspace, termasuk dropdown Inbox dan tampilan sidebar Lifecycle.

Mengedit tahapan

Anda dapat memperbarui nama atau warna lifecycle stage kapan saja untuk menjaga pipeline tetap jelas dan konsisten.

Mengedit nama tahapan

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengedit nama tahapan:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda perbarui.
2. Klik langsung pada nama tahapan untuk mengeditnya.
3. Perbarui teks (maksimal 30 karakter). Setiap nama tahapan harus unik di kedua pipeline.
4. Banner “Save changes” akan muncul.
   
5. Klik “Save” untuk konfirmasi

Mengedit warna tahapan

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengedit warna dan ikon tahapan:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda perbarui
2. Klik ikon warna di sebelah nama tahapan
   
3. Sebuah modal pop-up akan muncul
   
4. Pilih warna baru untuk tahapan ini
5. Setelah Anda memilih warna baru, tombol “Save” akan aktif
6. Klik “Save” untuk menerapkan perubahan

Menghapus tahapan

Jika sebuah lifecycle stage sudah tidak diperlukan, Anda dapat menghapusnya dari pipeline. Ini membantu menjaga lifecycle tetap rapi dan relevan seiring berkembangnya workflow Anda.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus tahapan:

1. Di halaman “Customer lifecycle management”, temukan tahapan yang ingin Anda hapus
2. Arahkan kursor ke nama tahapan
3. Klik ikon di sebelah nama tahapan
4. Klik “Delete”
   
5. Sebuah modal peringatan akan muncul
   
6. Klik “Delete” untuk mengonfirmasi tindakan

Mengonfigurasi perpindahan lifecycle berbasis AI

Anda dapat menggunakan AI untuk memindahkan contact antar tahap lifecycle secara otomatis berdasarkan kondisi yang ditetapkan untuk setiap tahap. Fitur ini membantu mengurangi pembaruan manual dan menjaga progres lifecycle agar lebih konsisten di seluruh workspace Anda.

Untuk menggunakan fitur ini, pertama-tama tambahkan aturan transisi AI ke tahap lifecycle yang ingin Anda evaluasi dengan AI. Kemudian, uji aturan Anda dengan contoh pesan sebelum mengaktifkan Use AI to move contacts between stages.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menggunakan fitur ini:

Langkah 1: Tambahkan aturan transisi AI ke sebuah tahap

Setiap tahap lifecycle memiliki kolom aturan transisi AI. Gunakan kolom ini untuk menjelaskan kapan contact harus dipindahkan ke tahap tersebut.

Misalnya, Anda dapat menentukan aturan berdasarkan permintaan, intensi, atau isi balasan customer. Jika sebuah tahap tidak memiliki aturan transisi AI, AI akan mengabaikan tahap tersebut selama evaluasi lifecycle. Anda tetap dapat menggunakan tahap tersebut secara manual.

Untuk menambahkan aturan transisi:

1. Klik ikon  pada tahap yang ingin Anda tambahkan aturan transisi.
2. Di kolom “AI transition rule”, isi instruksi untuk AI. Aturan transisi AI dapat berisi hingga 200 karakter.
   
3. Setelah Anda membuat perubahan, bar simpan perubahan akan muncul di bagian bawah halaman.
   
4. Klik “Save” untuk menerapkan perubahan.

Langkah 2: Uji logika transisi AI

Gunakan Test AI transition logic untuk menyimulasikan bagaimana contoh pesan akan diklasifikasikan sebelum menerapkan perpindahan berbasis AI ke percakapan live.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menguji logika transisi AI:

1. Di sisi kanan halaman pengaturan Lifecycle management, aktifkan fitur “Use AI to move contacts between stages”.
   
2. Setelah diaktifkan, kartu “Test AI transition logic” akan muncul.
   
3. Kirim contoh pesan untuk menguji cara kerja logika tersebut.
4. Setelah Anda memasukkan contoh pesan, hasilnya akan menunjukkan tahap lifecycle yang akan menjadi tujuan pemindahan contact dan alasan aturan tersebut cocok. Hal ini memudahkan Anda untuk meninjau dan menyempurnakan aturan tahap sebelum mengaktifkan perpindahan berbasis AI untuk percakapan live.
5. Saat Anda menjalankan Test AI transition logic, hasilnya menunjukkan apakah contoh pesan cocok dengan aturan transisi AI Anda saat ini:
   1. Jika contact tidak dipindahkan
      
      1. Artinya, contoh pesan tidak cukup kuat untuk mencocokkan tahap lifecycle mana pun dan memicu transisi. Pada contoh di atas, pesan “hello” dianggap sebagai sapaan umum, sehingga AI mempertahankan contact di tahap saat ini.
   2. Jika contact dipindahkan ke sebuah tahap
      
      1. Artinya, contoh pesan cocok dengan salah satu aturan tahap Anda. Pada contoh di atas, pesan “how can i pay for the service” cocok dengan tahap Pending payment karena menunjukkan intensi pembayaran yang jelas, sehingga AI akan memindahkan contact ke tahap tersebut.

Menggunakan fitur “Customer lifecycle management”

Setelah lifecycle stage dikonfigurasi, tim Anda dapat melihat dan mengelola perjalanan setiap kontak langsung dari Inbox dan Contacts. Hal ini memungkinkan agen dan manajer untuk melacak progres, memprioritaskan follow-up, serta memastikan data lifecycle selalu terbarui tanpa harus meninggalkan workflow harian mereka.

 Mengatur tahapan lifecycle di Inbox

Inbox adalah tempat di mana agent biasanya mengubah tahapan lifecycle seiring percakapan berprogres.

Melihat lifecycle stage di samping kontak

Anda dapat dengan cepat melihat lifecycle stage kontak:

• Label tahapan ditampilkan di samping nama kontak pada daftar percakapan.
  
• Anda juga akan melihat “Lifecycle stage” di samping nama kontak di dalam percakapan pada bilah kontrol percakapan.
  
• Setiap tahapan menampilkan warna dan ikon yang telah dikonfigurasi agar mudah dikenali.
• Label akan diperbarui secara otomatis saat nama atau warna tahapan diubah di halaman “Customer lifecycle management”.

Memperbarui lifecycle stage kontak

Saat kontak bergerak maju dalam perjalanan sales atau support, Anda dapat memperbarui lifecycle stage mereka langsung di Inbox.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memperbarui lifecycle stage kontak:

1. Buka Inbox dengan mengklik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda perbarui
3. Di dalam percakapan, klik dropdown “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
   
4. Anda akan melihat dua daftar yang dikelompokkan — Progressing stage dan Lost stage — dengan urutan yang sama persis seperti yang ditentukan di pengaturan lifecycle.
   
5. Scroll untuk menemukan tahap yang tepat. Jika workspace Anda memiliki 15 tahap lifecycle atau lebih, Anda juga dapat menggunakan bilah pencarian untuk menemukan tahap berdasarkan nama.
6. Klik tahapan untuk langsung menerapkannya.
7. Lifecycle stage kontak akan diperbarui secara real-time di Inbox dan pada data kontaknya.

Memindahkan kontak ke tahapan berikutnya

Anda dapat dengan cepat memajukan kontak ke tahapan berikutnya dalam urutan hanya dengan satu klik.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memindahkan kontak ke tahapan berikutnya:

1. Buka Inbox dengan mengklik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda pindahkan ke tahapan berikutnya
3. Di dalam percakapan, klik ikon di sebelah “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
   
4. Sistem akan mengikuti urutan yang ditetapkan di pengaturan “Customer lifecycle management” dan memindahkan kontak ke tahapan berikutnya
   1. Jika kontak berada di tahapan terakhir dalam progressing stage atau lost stage, tombol Next stageakan dimatikan dengan pesan tooltip: “Ini adalah tahapan akhir”
      

Menghapus lifecycle stage kontak

Jika sebuah kontak tidak lagi sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, Anda dapat menghapus lifecycle tag-nya.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus lifecycle stage kontak:

1. Buka Inbox dengan mengklik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Temukan percakapan yang lifecycle stage-nya ingin Anda hapus
3. Di dalam percakapan, klik dropdown “Lifecycle stage” di samping nama kontak.
   
4. Klik “Clear selection”
   
5. Field lifecycle kontak akan direset menjadi kosong.
    

Memfilter percakapan berdasarkan lifecycle stage

Sidebar Inbox menyediakan tampilan Lifecycle khusus yang memungkinkan Anda memfilter dan memfokuskan percakapan pada kelompok kontak tertentu.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memfilter percakapan berdasarkan lifecycle stage

1. Buka Inbox dengan mengklik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Di daftar percakapan, klik ikon untuk membuka menu “Conversation filters”
3. Di menu “Conversation filters”, klik “Lifecycle stages”
   
   
    
4. Di menu “Conversation filters”, Anda dapat:
   
   1. Memilih satu atau beberapa tahapan untuk memfilter percakapan yang ingin Anda lihat
   2. Menggunakan “Search bar” untuk mencari tahapan yang ada berdasarkan nama
   3. Klik “Clear” untuk menghapus pilihan Anda

Meninjau detail contact dari kartu Kanban

Setiap kartu Kanban memberikan tampilan cepat mengenai status lifecycle contact saat ini. Klik kartu untuk membuka Contact Details drawer.

Drawer membantu Anda meninjau alasan contact saat ini berada di tahap lifecycle tersebut. Di sebelah kiri, Anda dapat melihat tahap lifecycle contact saat ini, label, dan detail contact. Di sebelah kanan, panel ringkasan pesan menampilkan konteks percakapan terbaru yang terkait dengan perpindahan lifecycle.

Panel ringkasan pesan mendukung pesan teks dan jenis pesan non-teks yang didukung, seperti gambar, template, tombol, dan jenis pesan lainnya. Hal ini memberikan konteks yang lebih lengkap saat Anda meninjau alasan contact berada di tahap lifecycle tertentu.

Jika Anda memiliki izin yang diperlukan, Anda juga dapat mengedit contact field yang didukung langsung dari drawer. Setelah menyimpan perubahan, SleekFlow akan menampilkan feedback untuk mengonfirmasi apakah pembaruan berhasil disimpan.

Dari drawer, Anda dapat mengklik “View full profile” untuk membuka data contact, atau “View in Inbox” untuk membuka percakapan di Inbox.

Anda dapat mengaktifkan Track values in Kanban view untuk menampilkan total nilai untuk setiap tahap lifecycle di papan Kanban.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi pelacakan nilai:

1. Buka halaman pengaturan customer lifecycle.
2. Aktifkan “Track values in Kanban view”.
   
3. Kemudian pilih:

• Properti contact numerik di bawah “Property”
• Mata uang di bawah “Display currency”

Setelah kedua field dikonfigurasi, tampilan Kanban akan menampilkan nilai yang dipetakan untuk setiap contact dan total nilai untuk setiap kolom tahap lifecycle.

Jika contact tidak memiliki nilai pada properti yang dipilih, nilainya akan dianggap sebagai 0.

Mengelola properti yang muncul di detail drawer

Anda dapat mengontrol custom property mana yang muncul di Kanban detail drawer melalui “Manage Properties”. Drawer selalu menampilkan detail contact utama, termasuk nama contact, email, nomor telepon, tanggal ditambahkan, dan label yang relevan.

Custom property di Kanban drawer dikelola melalui pengaturan visibilitasnya sendiri. Pengaturan ini terpisah dari pengaturan visibilitas List view dan Inbox. Secara default, custom property yang sudah ada maupun yang baru dibuat disembunyikan di Kanban drawer hingga Anda mengaktifkannya.

Menampilkan properti di detail drawer mengontrol apakah field tersebut muncul dalam tampilan Kanban. Apakah Anda dapat mengedit field tersebut bergantung pada izin contact field Anda.

Mengelola lifecycle stage di Contacts

Selain melalui Inbox, lifecycle stage juga dapat dilihat dan diperbarui dari menu Contacts, sehingga Anda mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh tentang progres pelanggan.

Melihat lifecycle stage kontak

• Setiap kontak menampilkan lifecycle stage saat ini pada daftar kontak dan detail kontak.
  
• Warna stage mengikuti konfigurasi yang sama seperti di Inbox

Hal ini memudahkan Anda memahami status perjalanan kontak, bahkan saat Anda tidak sedang berinteraksi atau chatting dengan mereka.

Memperbarui lifecycle stage dari Kontak

Untuk memperbarui lifecycle kontak, Anda dapat:

1. Buka kontak dari halaman Contacts / Kontak
2. Pada profil kontak, temukan panel di sisi kiri
   
3. Untuk memperbarui lifecycle sebuah kontak, Anda bisa:
   1. Klik ikon di bawah nama kontak untuk memindahkan kontak ke stage berikutnya yang tersedia
      
   2. Klik pada bagian stage. Menu dropdown akan muncul, dan Anda dapat memilih lifecycle stage dari daftar yang tersedia.
      
4. Untuk menghapus lifecycle stage, klik “Clear selection”.

Setiap perubahan yang dilakukan akan langsung diterapkan dan tercermin di seluruh platform.