Analisis Topik membantu tim mengidentifikasi tema yang berulang, intent pelanggan, dan titik friksi dalam percakapan. Jika disiapkan dengan tepat, Topik memberikan lebih dari sekadar label — topik membantu Anda untuk:

• Melacak isu dan feedback pelanggan yang nyata dengan lebih jelas
• Mendeteksi peluang sales dan sinyal pembelian sejak dini
• Memahami cara pengguna merespons campaign atau alur layanan
• Mengarahkan percakapan ke tim yang tepat dengan lebih efektif

Dengan mengikuti praktik terbaik dalam membuat dan mengelola Topik, Anda akan menghasilkan insight yang lebih terfokus, dapat ditindaklanjuti, dan selaras dengan tujuan tim — baik Anda bekerja di support, sales, operasional, maupun marketing.

Panduan ini akan memandu Anda dalam mendefinisikan, menyusun, dan terus menyempurnakan Topik agar tim Anda dapat bekerja lebih cerdas.

Sebelum memulai: tentukan apa yang ingin Anda lacak

Mulailah dengan pemahaman yang jelas tentang hal apa yang ingin Anda ungkap melalui Topik. Tanyakan pada diri Anda:

• Pertanyaan apa yang ingin kami jawab?
  • Contohnya: “Mengapa pelanggan berhenti menggunakan produk?” “Apa masalah produk yang paling umum?”
• Tema atau momen apa dalam percakapan yang paling penting bagi tim kami?
  • Contohnya: keluhan, pertanyaan harga, permintaan fitur, intent untuk membeli
• Siapa yang akan menggunakan data ini, dan bagaimana cara menggunakannya?
  • Contohnya: tim marketing meninjau feedback campaign, tim support menandai keluhan, tim sales memprioritaskan lead dengan intent tinggi

Setelah Anda mengetahui hasil yang ingin dicapai, Anda dapat membuat topik yang menampilkan pola tersebut dengan jelas — dan menghindari insight yang samar atau penuh noise.

Menyusun topik: seberapa detail sebaiknya topik dibuat?

Topik di SleekFlow Analytics hanya terdiri dari dua level:

1. Nama topik: Menentukan apa yang ingin Anda lacak.
2. Kriteria topik: Frasa yang membantu mengidentifikasi percakapan yang berkaitan dengan topik tersebut.

Topik yang Anda tetapkan bergantung pada tingkat insight yang ingin Anda capai. Kriteria yang ditambahkan sebaiknya selalu berada satu tingkat lebih spesifik dari topiknya.

Untuk membantu menggambarkan hal ini, berikut contoh visual yang menunjukkan bagaimana tujuan bisnis tingkat tinggi — dalam hal ini melacak isu support pasca-penjualan — dapat dipecah menjadi beberapa topik beserta kriteria yang sesuai.

Diagram ini menunjukkan bagaimana satu tujuan dapat menghasilkan beberapa topik, yang masing-masing ditentukan oleh frasa berbeda yang mungkin digunakan pelanggan dalam percakapan. Anda dapat menyesuaikan tingkat spesifikasinya sesuai dengan hal yang ingin Anda ukur dan tingkatkan.

Contoh berdasarkan use case:

Catatan tentang bahasa dan terjemahan

Analisis Topik saat ini belum mendukung penerjemahan otomatis untuk keyword. Jika bisnis Anda melayani pelanggan dalam berbagai bahasa, Anda perlu menambahkan keyword secara manual untuk setiap bahasa saat menyiapkan kriteria topik.

Cara terbaik

Berikut beberapa panduan praktis untuk membantu Anda membuat Topik yang bermakna, mudah dikelola, dan berorientasi pada tindakan. Ini adalah panduan umum — silakan sesuaikan dengan tujuan dan alur kerja tim Anda.

1. Selaraskan topik dengan tujuan bisnis: Buat topik yang menjawab pertanyaan bisnis yang bermakna atau membantu tim tertentu bertindak lebih cepat. Dengan begitu, data bekerja untuk Anda — bukan sebaliknya.
    
2. Jaga topik tetap fokus, tidak terlalu luas: Hindari menggabungkan berbagai intent ke dalam satu topik serba guna. Label yang terlalu umum menyulitkan pengambilan tindakan atau penelusuran akar masalah.
    
3. Gunakan frasa nyata yang benar-benar digunakan pelanggan: Pencocokan topik didukung oleh deteksi keyword — gunakan bahasa nyata yang diambil dari log chat, FAQ, atau catatan CRM.
    
4. Lacak intent pembelian secara terpisah: Sinyal pembelian sebaiknya memiliki topik khusus agar tidak tertimbun oleh tag percakapan umum.
    
5. Tinjau dan perbarui secara berkala: Topik bukan sesuatu yang selesai sekali saja. Bahasa pelanggan berkembang, fokus bisnis berubah — topik Anda juga harus menyesuaikan.
   1. Gabungkan topik yang tumpang tindih untuk mengurangi noise
   2. Pecah topik yang terlalu besar dan mencampur intent yang tidak terkait
   3. Perbarui keyword seiring perubahan produk atau audiens
       
6. Hindari topik yang redundan atau membingungkan: Topik yang duplikat atau tidak jelas dapat menyebabkan data yang tidak konsisten dan kebingungan antar tim.
    
7. Gunakan Analisis Topik untuk menguji asumsi: Biarkan data memandu Anda. Manfaatkan tren topik untuk memastikan apakah asumsi tim Anda sesuai dengan apa yang sebenarnya disampaikan pelanggan.

Use case dan contoj

Berikut contoh nyata yang bisa membantu Anda mengerti berbagai cara untuk mengapliksikan Topik di Analisis Tim di berbagai tim: 

Tantangan umum dan cara mengatasinya

Ringkasan

Menyiapkan topik yang bermakna di Analisis Topik membantu Anda mengubah percakapan menjadi insight yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Baik Anda melacak permintaan refund, minat sales, maupun feedback campaign, topik yang tersusun dengan baik memungkinkan Anda untuk:

• Fokus pada sinyal yang benar-benar penting bagi tim Anda
• Mengarahkan isu atau lead dengan lebih efektif
• Merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat dan strategis