بعد فتح محادثة في صندوق الوارد، يمكنك مراجعة معلومات العميل، وإدارة إسناد المحادثة وحالتها، وفهم سجل المحادثات، وتنفيذ إجراءات على الرسائل الموجودة.
تركّز هذه المقالة على التعامل مع محادثة قائمة، ولا تتناول كتابة رسائل جديدة أو إرسالها.
- هل أنت جديد على صندوق الوارد؟ ابدأ بمقالة “البدء في استخدام صندوق الوارد في SleekFlow”.
- لمعرفة كيفية العثور على المحادثات وإدارتها، راجع مقالة “التنقل بين المحادثات وإدارتها في صندوق الوارد”.
- لمعرفة كيفية كتابة الرسائل وإرسالها، راجع مقالة “إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية في SleekFlow”.
فهم المحادثة المفتوحة
عند فتح محادثة، تنقسم الواجهة إلى أربع مناطق رئيسية.
1. شريط التحكم في المحادثة
يظهر شريط التحكم في المحادثة أعلى سجل المحادثات، ويمنحك وصولًا سريعًا إلى معلومات المحادثة وإجراءاتها.
حسب إعدادات مساحة العمل لديك، قد يتضمن الشريط ما يلي:
- اسم جهة الاتصال
- مرحلة دورة الحياة
- الموظف المُسنَد إليه
- المتعاونون
- حالة المحادثة
- البحث داخل المحادثة
- إجراءات إضافية للمحادثة
- ملف تعريف جهة الاتصال
ستستخدم شريط التحكم في المحادثة عادةً عند إدارة إسناد المحادثة، أو تحديث حالتها، أو عرض معلومات العميل.
2. سجل المحادثات
يعرض سجل المحادثات الرسائل المتبادلة بينك وبين العميل.
كما يعرض أنشطة المحادثة، مثل تحديثات الحالة، وتغييرات الإسناد، وأحداث الأتمتة، وغيرها من أنشطة النظام، مما يساعدك على فهم كل ما جرى في المحادثة.
يمكنك أيضًا الوصول إلى الإجراءات الخاصة بكل رسالة مباشرةً من سجل المحادثات.
3. مربع نص الرسالة
يظهر مربع نص الرسالة أسفل سجل المحادثات.
استخدمه للرد على العميل أو لإضافة ملاحظة داخلية.
للاطلاع على تعليمات مفصّلة حول كتابة الرسائل وإرسالها، راجع مقالة “إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية في SleekFlow”.
4. لوحة جهة الاتصال
تعرض لوحة جهة الاتصال معلومات عن جهة الاتصال المحددة، مثل تفاصيل جهة الاتصال، والخصائص، والتصنيفات، والنشاط الأخير.
استخدم اللوحة لمراجعة معلومات العميل أثناء متابعة المحادثة.
لمزيد من المعلومات حول إدارة جهات الاتصال، راجع مقالة “الوصول إلى ملف تعريف جهة الاتصال ومعلوماتها في صندوق الوارد”.
إدارة المحادثة
يوفّر شريط التحكم في المحادثة الأدوات التي تحتاج إليها لإدارة المحادثة دون مغادرة مساحة المحادثة.
عرض معلومات جهة الاتصال
يظهر اسم جهة الاتصال في شريط التحكم في المحادثة.
حدد اسم جهة الاتصال لفتح لوحة معلومات جهة الاتصال ومراجعة معلومات العميل. لمعرفة المزيد عن الاستفادة من لوحة معلومات جهة الاتصال في صندوق الوارد، راجع مقالة مركز المساعدة: الوصول إلى ملف تعريف جهة الاتصال ومعلوماتها في صندوق الوارد.
إسناد المحادثات أو إعادة إسنادها
لكل محادثة موظف مُسنَد إليه أساسي يتولى مسؤولية التعامل معها.
يمكنك إسناد محادثة إلى نفسك، أو إلى زميل آخر في الفريق، أو إلى فريق، وفقًا للأذونات الممنوحة لك.
قد يؤدي تغيير الموظف المُسنَد إليه إلى نقل المحادثة إلى “صندوق الوارد الخاص بي” لدى مستخدم آخر أو إخراجها منه.
لمزيد من المعلومات حول الإسناد والمسؤولية عن المحادثات، راجع مقالة “إسناد المحادثات والتعاون عليها”.
التعاون مع زملاء الفريق
يتيح المتعاونون لعدة زملاء في الفريق المشاركة في المحادثة نفسها دون تغيير الموظف المُسنَد إليه الأساسي.
يمكنك إضافة عدة متعاونين إلى المحادثة. ويمكن للمتعاونين الوصول إلى المحادثة من طريقة عرض “التعاون” في صندوق الوارد.
لمزيد من المعلومات حول التعاون، راجع مقالة “إسناد المحادثات والتعاون عليها”.
تحديث حالة المحادثة
تساعدك حالة المحادثة على تتبّع مرحلة التعامل الحالية مع المحادثة.
تشمل الحالات المتاحة ما يلي:
- مفتوحة
- مؤجلة
- مغلقة
حدّث حالة المحادثة مع تقدّم العمل. على سبيل المثال، يمكنك تأجيل المحادثة حتى تاريخ لاحق، أو إغلاقها بعد حل المشكلة.
لمعرفة المزيد عن حالات المحادثة وكيفية تأثيرها في طرق عرض صندوق الوارد، راجع مقالة “التنقل بين المحادثات وإدارتها في صندوق الوارد”.
استخدام الإجراءات الإضافية للمحادثة
توفّر قائمة إجراءات المحادثة خيارات إضافية لإدارة المحادثات.
حسب المحادثة، قد تشمل الإجراءات المتاحة ما يلي:
- تثبيت المحادثة أو إلغاء تثبيتها
- تمييز المحادثة كمقروءة أو غير مقروءة
تعمل هذه الإجراءات بالطريقة نفسها التي تعمل بها إجراءات المحادثة المتاحة في قائمة المحادثات. لمزيد من المعلومات، راجع مقالة “التنقل بين المحادثات وإدارتها في صندوق الوارد”.
فهم سجل المحادثات
يساعدك سجل المحادثات على فهم الرسائل المتبادلة والأنشطة التي جرت طوال المحادثة على حد سواء.
الرسائل الواردة والصادرة
تُعرض الرسائل الواردة والصادرة بشكل مختلف لتتمكن بسهولة من التمييز بين رسائل العملاء والرسائل المُرسَلة عبر SleekFlow.
حسب الرسالة، قد تظهر لك أيضًا معلومات مثل المُرسِل، أو القناة، أو ما إذا كانت الرسالة قد أُرسلت من زميل آخر في الفريق أو عبر الأتمتة. لمعرفة المزيد عن إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية، راجع مقالة مركز المساعدة: “إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية في SleekFlow”.
الطوابع الزمنية للرسائل
تتضمن كل رسالة طابعًا زمنيًا يوضح وقت إرسالها أو استلامها.
في المحادثات الطويلة، تُجمَّع الرسائل حسب التاريخ لتسهيل متابعة المحادثة.
حالة تسليم الرسائل
قد تعرض الرسائل الصادرة معلومات التسليم حسب قناة المراسلة.
قد تشمل حالات التسليم المتاحة ما يلي:
- جارٍ الإرسال
- تم الإرسال
- تم التسليم
- تمت القراءة
- فشل الإرسال
لا تدعم جميع قنوات المراسلة إشعارات التسليم أو القراءة.
إذا تعذّر إرسال رسالة، فراجع الخطأ وأعد المحاولة إذا كان ذلك مناسبًا.
أحداث المحادثة
بالإضافة إلى الرسائل، قد يتضمن سجل المحادثات أحداثًا مثل:
- تغييرات الموظف المُسنَد إليه
- تحديثات المتعاونين
- تغييرات حالة المحادثة
- أنشطة التأجيل وإعادة الفتح
- الملاحظات الداخلية
- أنشطة الأتمتة
- تغييرات القناة
توفّر هذه الأحداث سياقًا حول كيفية التعامل مع المحادثة بمرور الوقت.
التعامل مع الرسائل الموجودة
يمكنك تنفيذ إجراءات على الرسائل التي سبق إرسالها أو استلامها.
للوصول إلى إجراءات الرسالة:
- افتح محادثة.
- مرّر المؤشر فوق الرسالة التي تريد التعامل معها.
- انقر على “المزيد من الإجراءات”.
- حدد الإجراء الذي تريد تنفيذه.
قد تختلف الإجراءات المتاحة حسب قناة المراسلة، ونوع الرسالة، وما إذا كانت الرسالة واردة أو صادرة.
الرد على رسالة
رُدّ على رسالة محددة لتوفير سياق إضافي أثناء المحادثة.
يؤدي تحديد “رد” إلى اقتباس الرسالة المحددة أعلى مربع نص الرسالة. وبعد إرسال ردك، تظل الرسالة المقتبسة مرفقة بردك إذا كانت قناة المراسلة تدعم ذلك.
للاطلاع على تعليمات كتابة الردود وإرسالها، راجع مقالة “إرسال الرسائل والملاحظات الداخلية في SleekFlow”.
ℹ️ ملاحظة: قد لا تدعم بعض قنوات المراسلة ميزة “رد” في صندوق الوارد في SleekFlow.
نسخ رسالة
استخدم “نسخ الرسالة” لنسخ نص الرسالة إلى حافظة جهازك.
يُنسخ محتوى الرسالة فقط، ولا تُضمَّن معلومات المُرسِل والطوابع الزمنية.
النسخ إلى مربع نص الرسالة
استخدم “النسخ إلى مربع نص الرسالة” لإدراج الرسالة المحددة في مربع نص الرسالة.
يمكنك تعديل النص المُدرَج قبل إرساله.
إعادة توجيه الرسائل
أعد توجيه رسالة واحدة أو أكثر إلى محادثة أخرى.
بعد تحديد “إعادة توجيه”، اختر المحادثة الوجهة ثم أكّد الإجراء.
نسخ رابط إلى رسالة
استخدم “نسخ رابط الرسالة” لإنشاء رابط مباشر إلى رسالة محددة.
يمكنك مشاركة الرابط مع زملاء الفريق في ملاحظات تسليم العمل، أو المهام، أو المناقشات الداخلية.
يجب أن يكون لدى المستلمين إذن مسبق للوصول إلى المحادثة.
تعديل الرسائل وحذفها
قد يظهر خيار “تعديل” أو “حذف” في قائمة إجراءات الرسالة لبعض الرسائل المُرسَلة.
هذان الخياران غير متاحين حاليًا، إذ لا يمكن تعديل الرسائل المُرسَلة أو حذفها من صندوق الوارد.