SleekFlow Inbox membantu agen dan admin tetap terorganisir dengan mengelompokkan percakapan ke dalam tampilan yang bermakna. Struktur ini memungkinkan user menemukan, mengakses, dan merespons percakapan yang tepat dengan cepat pada waktu yang tepat.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda mengenai cara kerja tampilan Inbox dan daftar percakapan secara bersamaan, faktor yang menentukan visibilitas, serta cara memfilter, menyematkan, dan mencari percakapan dengan efisien.

Manfaat dan contoh penggunaan

Permasalahan yang teratasi:

• Kejelasan dalam pengelompokan percakapan: Tampilan Inbox membantu user mengelompokkan percakapan dengan karakteristik serupa sehingga fokus tetap pada percakapan yang relevan.
• Akses lebih mudah ke percakapan yang ditugaskan: User dapat dengan cepat menemukan percakapan yang ditugaskan kepada mereka atau timnya tanpa harus memilah percakapan lain yang tidak relevan.
• Visibilitas yang lebih baik melalui sebutan dan kolaborasi: Akses sementara melalui sebutan dan akses berkelanjutan melalui kolaborasi memastikan orang yang tepat dapat menindaklanjuti sesuai kebutuhan.
• Prioritas lebih cepat dengan filter dan sematan: Filter status dan kemampuan untuk menyematkan percakapan membantu agen mengelola kasus prioritas tinggi dan menyederhanakan alur kerja harian.

Contoh penggunaan umum:

• Memeriksa penugasan pribadi: Agent memantau percakapan di bawah “Ditugaskan kepada saya” untuk menangani beban kerja mereka secara efisien.
• Menindaklanjuti sebagai kolaborator: Anggota tim yang bekerja bersama dalam satu kasus dapat mengakses percakapan melalui tampilan “Kolaborasi” agar tetap selaras.
• Membalas setelah disebut: User mendapatkan akses 24 jam ke percakapan di mana mereka disebut, memungkinkan mereka untuk membalas meskipun sebelumnya tidak terlibat.
• Menyematkan percakapan penting: Percakapan yang disematkan menjaga kasus mendesak atau VIP tetap terlihat di bagian atas daftar percakapan untuk akses cepat.
• Memfilter berdasarkan channel, label, atau pesan belum dibaca: User dapat menerapkan filter untuk menargetkan jenis percakapan tertentu — seperti pesan belum dibaca, pelanggan berlabel, atau platform spesifik — untuk penanganan yang lebih cepat.

Kelola percakapan di Inbox

Pahami cara percakapan dikelompokkan

Inbox SleekFlow dibagi menjadi tampilan personal dan tingkat perusahaan untuk membantu Anda fokus pada percakapan yang tepat. Setiap tampilan mengelompokkan percakapan berdasarkan penugasan, kolaborasi, atau perizinan — dan struktur ini memengaruhi apa yang Anda lihat serta di mana Anda dapat mengambil tindakan.

Tampilan inbox termasuk:

• Tampilan saya
  • Ditugaskan ke saya: Menampilkan percakapan di mana Anda adalah pemilik kontak.
  • Kolaborasi: Menampilkan daftar percakapan di mana Anda ditambahkan sebagai kolaborator.
  • Mention: Menampilkan percakapan di mana Anda disebut dalam catatan internal — memberikan akses sementara selama 24 jam.
• Tampilan perusahaan
  • Semua: Percakapan yang dapat Anda akses berdasarkan perizinan RBAC Anda.
  • Tampilan tim: Dibuat secara otomatis untuk setiap tim. Menampilkan percakapan yang ditugaskan kepada tim atau anggota tim..

Lihat bagaimana penugasan memengaruhi apa yang Anda lihat

Penugasan percakapan menentukan percakapan mana yang muncul di setiap tampilan. Ini membantu memastikan orang yang tepat bertanggung jawab atas tindak lanjut — sambil tetap memberikan visibilitas kepada kolaborator dan anggota tim.

• Dalam “Tampilan saya”, percakapan akan muncul berdasarkan peran Anda di dalamnya: pemilik kontak, kolaborator, atau peserta yang disebut.
• Dalam “Tampilan perusahaan”, apa yang Anda lihat bergantung pada peran dan perizinan akses Anda — termasuk keanggotaan tim dan pengaturan kontrol akses berbasis jabatan (RBAC).

Jelajahi daftar percakapan dengan percaya diri

Setelah memilih tampilan, panel tengah akan menampilkan daftar percakapan yang sesuai. Di sinilah sebagian besar agen menghabiskan waktu mereka untuk meninjau, memilih, dan membuka percakapan untuk membalas.

• Untuk semua tampilan kecuali “Ditugaskan kepada saya”, daftar tersebut mencakup tab Ditugaskan dan Belum ditugaskan:
  • Ditugaskan: Percakapan yang ditugaskan kepada user tertentu
  • Belum ditugaskan: Percakapan yang belum memiliki user yang ditugaskan, atau hanya ditugaskan ke tim
    
    
     
• Klik percakapan mana pun untuk membukanya di panel sebelah kanan.

Lacak progres menggunakan folder status

Folder status membantu Anda mengelola percakapan berdasarkan statusnya saat ini — memudahkan untuk fokus pada yang aktif, meninjau pesan yang ditunda, atau meninjau kasus yang sudah selesai. Folder ini berfungsi sebagai filter untuk mengelompokkan percakapan ke dalam kategori yang relevan, sehingga agen dapat mengatur antrian mereka dengan lebih efisien.

SleekFlow menyediakan empat folder status percakapan:

• Dibuka: Percakapan aktif yang memerlukan respons atau tindak lanjut. Ini adalah percakapan yang sedang Anda tangani.
• Ditunda: Percakapan yang dijeda sementara dan akan muncul kembali setelah waktu yang ditentukan. Gunakan ini untuk kasus yang menunggu balasan pelanggan atau masukan internal.
• Ditutup: Percakapan yang telah diselesaikan dan tidak memerlukan tindakan lebih lanjut. Berguna untuk pencatatan atau pelacakan pascapenjualan.
• Semua: Tampilan gabungan yang mencakup percakapan dengan status Terbuka, Ditunda, atau Ditutup.

Anda dapat memperbarui status percakapan dengan dua cara:

• Dari bilah kontrol percakapan di bagian atas percakapan
• Klik ikon untuk membuka menu tindakan percakapan di daftar percakapan
  

Sematkan percakapan untuk akses cepat

Fitur sematan memungkinkan Anda menjaga percakapan prioritas tinggi tetap mudah diakses di bagian atas daftar percakapan — sangat membantu saat mengelola banyak percakapan di berbagai tim atau channel.

Fitur sematan bersifat personal, artinya percakapan hanya akan disematkan untuk Anda. Ini tidak memengaruhi apa yang dilihat rekan tim lain di Inbox mereka. Dengan demikian, setiap user dapat menyesuaikan workspace-nya sesuai peran atau alur kerja pribadi.

Sedang berlangsung dan memerlukan tindak lanjut rutin

• Melibatkan pelanggan VIP atau kasus sensitif
• Involve VIP customers or sensitive cases
• Merupakan bagian dari eskalasi atau investigasi internal

Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyematkan percakapan

• Klik ikon untuk membuka menu tindakan percakapan di daftar percakapan
  
• Klik “Sematkan percakapan”
• Setelah Anda menyematkan percakapan, percakapan tersebut akan muncul di bagian atas daftar Anda, dan ikon sematkan akan muncul untuk menandakan percakapan yang disematkan.
  
• Untuk melepas sematan percakapan, cukup buka menu tindakan yang sama dan pilih “Lepas sematan percakapan”.

Percakapan yang disematkan muncul di bagian atas daftar Anda dan diurutkan berdasarkan aktivitas terbaru dalam grup yang disematkan — bukan berdasarkan waktu penyematan.

Gunakan filter, pencarian, dan pengurutan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan

Seiring bertambahnya percakapan di Inbox Anda, akan semakin sulit menemukan percakapan tertentu hanya dengan menelusuri daftar. Untuk membantu Anda tetap fokus, SleekFlow menyediakan alat filter, pencarian, dan pengurutan — semuanya dapat diakses langsung dari bagian atas daftar percakapan.

Cari percakapan

Gunakan bilah pencarian di bagian atas Inbox untuk mencari berdasarkan kata kunci, seperti nama pelanggan, nomor telepon, atau isi pesan. Ini berguna ketika Anda ingin langsung membuka percakapan tertentu.

Filter percakapan

Klik ikon filter (ikon corong) untuk membuka panel filter. Anda dapat menggabungkan beberapa filter untuk mempersempit tampilan:

• Channel: Filter berdasarkan platform pesan (misalnya WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE).
  
• Label: Tampilkan percakapan dengan label tertentu, seperti “VIP” atau “Pengembalian Dana.”
  
• Hanya belum dibaca: Tampilkan hanya percakapan yang belum dibuka.
  

Anda juga dapat mengklik “Hapus semua” untuk mengatur ulang filter Anda.

Urutkan percakapan

Klik ikon untuk memilih cara pengurutan percakapan:

• Terbaru di atas: Percakapan dengan pesan paling baru akan muncul di bagian atas.
• Terlama di atas: Percakapan dengan pesan paling lama akan muncul terlebih dahulu — berguna untuk menindaklanjuti percakapan yang sudah lama.

Pengurutan ini hanya berlaku untuk tampilan saat ini dan dapat diubah kapan saja.