عندما يطرح العميل مشكلة، يمكنك إنشاء تذكرة لتتبع المشكلة وإدارتها بشكل منهجي بدلًا من الاعتماد على الدردشة وحدها. وتساعد التذاكر على ضمان تنظيم المشكلات وترتيب أولوياتها وحلها بكفاءة.

يمكنك إنشاء التذاكر يدويًا أو تلقائيًا داخل SleekFlow. وبعد إنشائها، يمكنك إدارتها في صفحة “التذاكر” أو مباشرةً في صندوق الوارد.

نظرة عامة على حقول التذكرة

قبل إنشاء التذاكر، من الضروري مراجعة الحقول المتاحة. يوضح الجدول التالي الحقول الإلزامية والاختيارية التي ستحتاج إلى إكمالها عند إعداد تذكرة.

*حقل إلزامي للتذاكر

إنشاء تذكرة يدويًا

هناك طريقتان لفتح مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة” لإنشاء تذكرة. اتبع الخطوات التالية للوصول إلى مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة”:

عبر صندوق الوارد

إذا طرح العميل مشكلة أثناء محادثة، يمكنك إنشاء تذكرة مباشرةً من صندوق الوارد باتباع الخطوات التالية:

1. انقر على أيقونة  في شريط التنقل الأيسر للانتقال إلى صندوق الوارد
2. حدد موقع المحادثة مع جهة الاتصال التي تريد إنشاء تذكرة لها.
3. في المحادثة، انتقل إلى لوحة معلومات جهة الاتصال. إذا كانت اللوحة مخفية، فانقر على أيقونة المعلومات في الزاوية العلوية اليمنى من شريط التحكم في المحادثة.

4. انقر على أيقونة “التذاكر”  أسفل اسم جهة الاتصال

5. يمكنك الاطلاع على جميع التذاكر المرتبطة بجهة الاتصال هذه ضمن علامة التبويب هذه. انقر على أيقونة 

6. سيظهر مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة”
7. اتبع الخطوات هنا لإنشاء تذكرة

عبر صفحة “التذاكر”

إلى جانب فتح مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة” من صندوق الوارد، يمكنك أيضًا فتحه مباشرةً من صفحة “التذاكر” لإنشاء تذكرة جديدة. اتبع الخطوات التالية للقيام بذلك:

1. انقر على أيقونة  في شريط التنقل الأيسر للانتقال إلى صفحة “التذاكر”
2. انقر على زر “إنشاء تذكرة جديدة” في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة
3. سيظهر مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة”
4. اتبع الخطوات هنا لإنشاء تذكرة

ملء مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة”

بعد فتح مربع الحوار “إنشاء تذكرة جديدة”، سواء عبر صندوق الوارد أو من صفحة “التذاكر”، يمكنك ملء المعلومات المطلوبة في مربع الحوار.

إليك تعليمات ملء الحقول في مربع الحوار هذا:

1. جهة الاتصال والقناة (إلزامي)
   1. إذا كنت تنشئ تذكرة عبر صندوق الوارد، فسيتم ملء الحقلين “جهة الاتصال” و“القناة” تلقائيًا بمعلومات جهة الاتصال في المحادثة، ولن تتمكن من تغيير ما أُدخل في حقل “جهة الاتصال”.
      
   2. إذا كنت تنشئ تذكرة عبر صفحة “التذاكر”، فسيتعين عليك ملء الحقلين “جهة الاتصال” و“القناة”.
2. عنوان التذكرة (إلزامي)
   1. ملخص موجز للغرض من التذكرة
3. النوع (اختياري)
   1. يصنّف التذكرة (مثل “سؤال” و“مهمة” و“حادثة” و“مشكلة”)
4. الأولوية (إلزامي)
   1. تحدد مدى إلحاح التذكرة
5. تاريخ الاستحقاق (اختياري)
   1. التاريخ والوقت اللذان يجب حل التذكرة بحلولهما
6. المعيَّن للتذكرة (إلزامي)
   1. عضو الفريق المسؤول عن حل التذكرة
7. الوصف (اختياري)
   1. معلومات مفصلة عن المشكلة أو الطلب المتعلق بالتذكرة
8. الوسائط (اختياري)
   1. الملفات أو الصور أو الوسائط الأخرى المرفوعة إلى التذكرة
   2. يمكنك تنزيل الملفات المرفوعة إلى التذكرة أو حذفها بشكل انتقائي أو مجمّع.
      1. لتنزيل الملفات أو حذفها بشكل انتقائي
         1. مرّر المؤشر إلى أعلى يمين معاينة الملف، ثم انقر على أيقونة 

2. انقر على “تحديد”

3. بعد ذلك، يمكنك تحديد الملفات واحدًا تلو الآخر.
4. بعد اختيار الملف أو الملفات، انقر على “تنزيل” أو “حذف” لتنفيذ الإجراء.

2. لتنزيل الملفات أو حذفها بشكل مجمّع
   1. انقر على “تحديد الكل”
   2. انقر على “تنزيل” أو “حذف” لتنفيذ الإجراء.

إذا أردت البدء من جديد في أي وقت، فانقر على “مسح” لمحو جميع المدخلات. ومع ذلك، في مربعات الحوار التي تُفتح عبر صندوق الوارد، لن تُمحى المدخلات في حقلي “جهة الاتصال” و“القناة”.

إذا ملأت بعض المعلومات وأردت متابعة إنشاء التذكرة لاحقًا، فانقر على أيقونة  في الزاوية العلوية اليمنى. سيُغلق نموذج التذكرة ويُحفظ كمسودة مؤقتة. ويمكنك دائمًا العودة إلى صفحة “التذاكر” أو إلى محادثة جهة الاتصال المعنية في صندوق الوارد والنقر على زر “إنشاء تذكرة جديدة” مرة أخرى لإعادة فتح التذكرة، طالما لم يتم تحديث علامة تبويب المتصفح.

بعد ملء جميع الحقول الإلزامية، انقر على زر “إنشاء” لتأكيد الإنشاء. تم إنشاء التذكرة! يمكنك الآن الاطلاع عليها في قائمة التذاكر وفي لوحة معلومات جهة الاتصال.

إنشاء التذاكر تلقائيًا باستخدام منشئ التدفقات

إلى جانب إنشاء التذاكر يدويًا، يمكنك أيضًا إنشاء التذاكر باستخدام عقدة الإجراء “إنشاء تذكرة جديدة” في منشئ التدفقات. يمكنك الرجوع إلى مقالة مركز المساعدة هذه لمعرفة المزيد عن إعداد عقدة الإجراء “إنشاء تذكرة جديدة”.