Apa itu flow variables?

Flow variables adalah field dinamis yang dapat Anda gunakan untuk mereferensikan data secara real-time di dalam flow. Variabel ini memungkinkan Anda mengambil informasi dari trigger dan action (misalnya pesan, kontak, atau percakapan), lalu menggunakannya untuk kebutuhan routing, personalisasi, dan otomatisasi.

Flow variables dapat digunakan untuk:

• Mempersonalisasi pesan yang dikirim
• Membuat kondisi berdasarkan data yang masuk
• Mengarahkan pelanggan ke cabang flow yang berbeda secara dinamis

Bagaimana cara kerja flow variables?

Sebagian besar flow variables di SleekFlow terhubung dengan data kontak. Artinya, setiap kali Anda memilih sebuah variabel—baik dari pesan, percakapan, maupun properti—nilainya akan selalu terkait dengan kontak yang masuk ke dalam flow tersebut.

Contohnya, {contact_name} adalah variabel yang secara otomatis mengisi nama pelanggan berdasarkan data pada kontak. Dengan begitu, setiap pelanggan dapat menerima pesan yang dipersonalisasi tanpa perlu mengeditnya secara manual.

Pengecualian: integration variables

Satu-satunya pengecualian adalah integration variables. Variabel ini mengambil data langsung dari sistem eksternal yang Anda hubungkan (misalnya platform CRM, Shopify, Stripe, atau API).

Karena data berasal dari luar SleekFlow, variabel ini tidak secara otomatis terhubung dengan kontak tertentu secara default.

Namun, beberapa integration variables dapat dipetakan ke kontak jika konfigurasi trigger atau webhook Anda menyertakan identifikasi kontak. Contohnya, jika Anda menggunakan trigger Webhook received dan payload webhook berisi field seperti nomor telepon atau customer ID yang cocok dengan kontak yang sudah ada di SleekFlow, maka sistem akan secara otomatis menghubungkan data tersebut ke kontak tersebut.

Dalam kasus seperti ini, integration variable akan terhubung dengan kontak selama flow berjalan.

Contoh penggunaan data integration variables:

• Detail pesanan dari Shopify
• Status pembayaran dari Stripe
• Nilai respons API kustom dari webhook

Terdapat 3 jenis flow variables:

1. Common property: Nilai umum yang tersedia di sebagian besar flow (misalnya: isi pesan, channel terakhir, label)
2. Contact property: Field yang disimpan pada data kontak (misalnya: nama, nomor telepon, tag, alamat email)
3. Mid-flow variables: Nilai yang ditangkap atau dihasilkan saat flow sedang berjalan. Variabel ini dapat berubah atau diperbarui seiring percakapan berlangsung, seperti:
   1. Isi pesan dari balasan kontak
   2. Label yang ditambahkan ke kontak selama flow

Variabel yang tersedia dalam flow Anda bergantung pada trigger dan action node yang digunakan.

Mengapa menggunakan flow variables?

Flow variables membantu Anda membuat otomatisasi yang lebih cerdas dan personal.

1. Contoh penggunaan umum:

Misalnya, Anda ingin hanya memasukkan kontak ke dalam flow jika pesan yang diterima mengandung kata kunci tertentu., berikut langkah-langkahnya:

1. Pada form node trigger, buka tab Filter
2. Aktifkan “Enrollment condition”
3. Pada bagian If, pilih Message content dari daftar variabel
4. Atur Operator menjadi Contains
5. Masukkan kata kunci yang ingin dicocokkan
6. Klik Add value untuk menambahkan lebih dari satu kata kunci

Setelah diatur, hanya pesan yang mengandung kata kunci yang Anda tentukan—dalam contoh ini “Pricing”—yang akan memicu flow.

2. Mempersonalisasi pesan dengan nilai dinamis (dynamic value)

Gunakan flow variables untuk menyisipkan data real-time ke dalam template pesan Anda, seperti nama kontak, nomor telepon, atau isi pesan.

1. Tambahkan blok Send message ke dalam flow
2. Pada kolom input pesan, mulai ketik isi pesan Anda
3. Klik ikon variabel {X}

4. Pilih variabel, contohnya “Customer name”
   
5. Variabel yang dipilih akan muncul dalam tanda kurung kurawal (misalnya: {{Customer name}})
6. Tutup form blok

Pesan Anda kini akan otomatis dipersonalisasi berdasarkan data kontak atau trigger.

3. Mengatur routing atau percabangan berdasarkan data

Gunakan variabel dalam node kondisi untuk menentukan bagaimana pelanggan bergerak di dalam flow. Ini sangat berguna untuk menyesuaikan pengalaman berdasarkan isi pesan, atribut pelanggan, atau channel.

1. Tambahkan node Condition branching setelah trigger atau action
2. Buka form node, lalu pilih variabel pada tab Field
3. Pilih Operator
4. Masukkan nilai yang ingin dicocokkan
5. Tambahkan kondisi tambahan jika diperlukan
6. Tutup form node

Sistem akan memeriksa nilai tersebut dan mengarahkan kontak ke jalur yang sesuai secara real-time.

Contoh penggunaan

1. Mengirim follow-up berdasarkan status pesan

Anda dapat menggunakan variabel untuk mengotomatiskan follow-up. Contohnya, mengirim pengingat jika pelanggan memiliki jadwal janji temu:

1. Pada form node trigger, buka tab Filter
2. Pada bagian If, pilih Appointment time dari daftar variabel
3. Atur operator menjadi Is not empty
4. Tambahkan node Send message untuk mengirim pengingat
5. atau gunakan node Condition untuk menangani status yang berbeda
    

2. Menyimpan catatan dengan Conversation ID

Gunakan variabel Conversation ID untuk mencatat perubahan status percakapan, sehingga memudahkan tim dalam melacak dan meninjau percakapan.

1. Pilih trigger Conversation status updated
2. Pada form node, buka tab Filter
3. Pada bagian If, pilih New conversation status, lalu set operator ke Equals → Resolved
4. Tambahkan action node Add internal note
5. Pada kolom catatan, masukkan variabel Conversation ID bersama pesan singkat  For example: Contohnya, {{conversation_id}} ditandai Resolved (Selesai)
6. Simpan flow

Setelah itu, setiap kali percakapan ditutup, SleekFlow akan otomatis menambahkan catatan dengan ID uniknya. Ini membantu tim Anda dengan mudah menemukan dan meninjau percakapan yang relevan di kemudian hari.