Template flow di luar jam kerja (Out of business hours) membantu Anda mengotomatiskan balasan untuk pesan masuk yang diterima di luar jam kerja tim Anda. Template ini memastikan pelanggan yang menghubungi di luar jam operasional tetap menerima respons tepat waktu, sementara pesan akan diteruskan ke pihak yang tepat saat tim Anda kembali online.

Contoh use case

Skenario: Jam operasional bisnis Anda adalah pukul 09.00–18.00, Senin hingga Jumat. Jika pesan diterima pada pukul 22.00:

• Pelanggan baru: Secara otomatis ditangani oleh AgentFlow, lalu ditugaskan ke tim menggunakan sistem round-robin saat tim Anda kembali online.
• Pelanggan lama: Menerima pesan di luar jam kerja yang mengonfirmasi bahwa Anda akan membalas pada pagi hari.

Pengaturan ini membantu menjaga responsivitas sekaligus memastikan beban kerja tim tetap terorganisir.

Set up “Out of business hours” template

1. Di dalam Flow Builder, klik Create new flow.

2. Pada langkah flow template, pilih Out of business hour di bawah kategori Reply.

3. Di flow canvas, sistem akan secara otomatis menghasilkan flow dasar yang mencakup trigger node “Incoming message received” dan action node Send message.

Atur kondisi waktu operasi bisnis Anda

1. Klik trigger node Incoming message received untuk membuka formulir node yang akan muncul di sisi kanan layar.

2. Formulir node berisi kolom berikut untuk mengatur trigger:

• Setup tab
  • Channel: Pilih channel pesan yang diinginkan yang akan memicu flow saat pesan diterima. Anda dapat memilih sebanyak mungkin channel sesuai kebutuhan workflow ini.
• Filter tab
  • Enrollment conditions: SleekFlow secara otomatis menerapkan kondisi agar flow ini hanya berjalan di luar jam kerja. Anda akan melihat pengaturan bawaan berikut:
    • Is on weekday: dengan Senin hingga Jumat dipilih
    • Is outside time range: 09.00 hingga 18.00

Anda dapat menyesuaikan pilihan hari atau rentang waktu kapan saja agar sesuai dengan jadwal tim Anda.

Tambah cabang untuk kontak baru dan kontak yang sudah ada

Setelah menentukan kapan flow harus berjalan, Anda dapat menangani berbagai tipe contact menggunakan branching.

Cabang 1: New contacts → AgentFlow → Human handoff (Round-robin)

Gunakan cabang ini jika Anda ingin menangani pertanyaan pertama yang masuk di luar jam kerja dengan cara yang terstruktur dan skalabel.

Ketika pelanggan baru mengirim pesan di luar jam kerja:

Langkah 1: Tambahkan node Condition branching

Struktur percabangan akan muncul dengan Path 1 dan cabang Else.

Langkah 2: Konfigurasikan Path 1 untuk contact baru

Atur cabang ini agar hanya menangkap contact baru. Pengaturan yang umum digunakan adalah: If Label contains any of “New customer”.

Langkah 3: Tambahkan node “AgentFlow”

Setelah contact baru difilter ke cabang ini, tambahkan node AgentFlow untuk menangani percakapan awal secara otomatis dengan mengumpulkan informasi dasar dan menjawab pertanyaan sederhana.

• Hal ini memastikan pelanggan menerima respons yang cepat dan membantu.
• AgentFlow dapat menangkap intent (misalnya pemesanan, harga, informasi toko) serta mengumpulkan detail penting sebelum tim Anda kembali online.

Langkah 4: Tambahkan node “Assign to” untuk handoff ke manusia

1. Setelah AgentFlow menyelesaikan bagiannya, tambahkan node Assign to agar percakapan dapat diteruskan ke agen manusia saat tim Anda kembali online.

2. Formulir node berisi kolom berikut untuk mengatur action:

• Setup tab
  • Assign to: Untuk mengaktifkan penugasan round-robin dalam tim, pilih “Team - By queue”.
    
  • Team: Muncul ketika “Team” dipilih. Pilih tim yang aturan round-robin-nya ingin Anda gunakan untuk penugasan prospek baru.
    

Cabang 2: Existing contacts → Send message

1. Karena Path 1 dikonfigurasi hanya untuk contact baru, pelanggan yang sebelumnya sudah berinteraksi dengan bisnis Anda akan masuk ke cabang Else. Pada cabang ini, tambahkan node Send message.

2. Formulir node berisi kolom berikut untuk mengonfigurasi action Anda:

• Jenis channel: Pilih jenis channel pesan untuk mengirim pesan Anda (misalnya WhatsApp, Facebook, Instagram).
• Kirim via: Pilih channel pesan spesifik yang akan digunakan untuk mengirim pesan (misalnya WhatsApp channel HK).

Pendekatan ini menjaga pelanggan tetap terinformasi sekaligus memastikan pelanggan yang kembali dapat melanjutkan percakapan dengan agen atau tim yang sama saat jam operasional dimulai kembali.