الأتمتة البسيطة

إعداد الردود التلقائية وتوجيه المحادثات للرسائل الواردة

حاليًا، في كل مرة يرسل فيها أحد العملاء رسالة، يتعين على أحد أعضاء فريقك قراءتها يدويًا، وتحديد مَن يجب أن يتولاها، ثم الرد عليها. وتنجح هذه الطريقة عندما يكون لديك عدد قليل من المحادثات، لكنها لا تتناسب مع زيادة حجم العمل.

الأتمتة البسيطة هي أسرع طريقة لإعداد اثنتين من أكثر عمليات الأتمتة شيوعًا التي يحتاجها كل فريق: الرد التلقائي على الرسائل الواردة، والتوجيه التلقائي للمحادثات إلى عضو الفريق المناسب. 

 

ما يمكن أن تقوم به الأتمتة البسيطة

تتولى الأتمتة البسيطة أمرين:

الوصول إلى الأتمتة البسيطة

1. انقر على أيقونة ملفك الشخصي في الزاوية السفلية اليسرى واختر “الإعدادات”
2. انقر على “الأتمتة البسيطة”
    
3. في صفحة “الأتمتة البسيطة”، ستتمكن من إعداد الرد التلقائي وتوجيه المحادثات. 

إعداد رد تلقائي

ترسل الردود التلقائية رسالة تلقائية عندما يتواصل أحد العملاء مع القناة المحددة. وتساعد على توضيح التوقعات، والترحيب بالعملاء، وإعلامهم عندما يكون فريقك غير متاح.

1. انتقل إلى “الإعدادات” وانقر على “الأتمتة البسيطة”
2. انقر على “تعيين ساعات العمل”
   
3. حدد أيام عمل فريقك وساعاته
4. في قسم “الرد التلقائي”، فعّل الرد التلقائي لما يلي:
   

• الرد خلال ساعات العمل: إرسال رسالة ترحيب عندما يراسلك أحد العملاء خلال ساعات العمل.
• الرد خارج ساعات العمل: إعلام العملاء بأن فريقك غير متاح ومتى يمكنهم توقع الرد.
  

5. اكتب الرسالة التي يجب أن يتلقاها العملاء.
6. انقر على (x) لإضافة متغيرات عند الحاجة، مثل الاسم الأول للعميل أو اسم عائلته.
   
7. انقر على “حفظ” لحفظ التغييرات
   

أصبح الرد التلقائي الآن مفعّلًا على القناة المحددة. وفي المرة التالية التي يراسلك فيها أحد العملاء، سيتلقى ردًا فوريًا.

إعداد توجيه المحادثات

يعيّن توجيه المحادثات المحادثات الواردة الجديدة تلقائيًا إلى أعضاء فريقك وفقًا لقاعدة التوجيه التي تختارها. ويساعد ذلك فريقك على تقليل الفرز اليدوي، والتأكد من استلام المحادثات الجديدة من قِبل الشخص المناسب.

لإعداد توجيه المحادثات:

1. انتقل إلى “الإعدادات” > “الأتمتة البسيطة”
2. انقر على “تعيين ساعات العمل”.
   
3. حدد أيام عمل فريقك وساعاته
4. فعّل “توجيه المحادثات”
   
5. اختر طريقة تعيين المحادثات الواردة:
   • التعيين إلى عضو فريق محدد: تعيين كل محادثة واردة إلى عضو فريق واحد محدد. 
   • التوزيع الدوري: توزيع المحادثات الواردة بالتساوي على أعضاء الفريق المحددين المتصلين.
     1. يمكنك تضمين ما يصل إلى 20 عضوًا من أعضاء الفريق في التعيين بالتوزيع الدوري
   • الإبقاء دون تعيين: إبقاء المحادثات الواردة غير معيّنة في صندوق وارد الفريق إلى أن يستلمها أحد أعضاء الفريق.

6. انقر على “حفظ” لحفظ التغييرات

بعد الحفظ، سيتم تعيين المحادثات الواردة الجديدة وفقًا لاستراتيجية التوجيه المحددة.

تجنب التداخل مع منشئ التدفقات

تستخدم كل من الأتمتة البسيطة ومنشئ التدفقات قواعد أتمتة للتعامل مع المحادثات الواردة. وإذا كان هناك تدفق في منشئ التدفقات يتم تشغيله أيضًا بواسطة الرسائل الواردة من القناة نفسها، فقد تعمل عمليتا الأتمتة على المحادثة نفسها.

ستعرض SleekFlow شريط تحذير في صفحة قائمة التدفقات في منشئ التدفقات في حال وجود هذا التداخل.

لتجنب الردود المكررة أو تعارض قواعد التعيين:

• استخدم الأتمتة البسيطة للسلوك الافتراضي للقناة، مثل الردود التلقائية الأساسية وتوجيه المحادثات.
• استخدم منشئ التدفقات لسير عمل أكثر استهدافًا، مثل التوجيه المستند إلى الكلمات المفتاحية، أو التحقق من معلومات جهة الاتصال، أو المتابعات المشروطة.
• إذا كان أحد التدفقات في منشئ التدفقات يؤدي السلوك نفسه، فأوقف الأتمتة البسيطة المرتبطة به.

نصائح للبدء

• اختبر الأتمتة بنفسك: بعد حفظ التغييرات، أرسل رسالة إلى نشاطك التجاري عبر القناة المتصلة
• أعدّ فقط ما يحتاجه فريقك: يعمل الرد التلقائي وتوجيه المحادثات بشكل مستقل، ويمكنك تفعيل أحدهما دون الآخر.
• قناة واحدة في كل مرة. يتم إعداد الأتمتة البسيطة لكل قناة على حدة. وإذا كان فريقك يدير عدة قنوات متصلة، فأعدّ الأتمتة البسيطة لكل قناة بشكل منفصل.

الخطوة التالية

تغطي الأتمتة البسيطة الأساسيات، لكن SleekFlow يمكنها أتمتة ما هو أكثر من ذلك بكثير، مثل المحادثات متعددة الخطوات، والتفرع الشرطي، والتكامل مع الأدوات الخارجية، والردود المدعومة بالذكاء الاصطناعي. تعرّف على الطريقة في بدء استخدام منشئ التدفقات.